Kopie faktur można przechowywać w wersji elektronicznej

ekspert podatkowy w Biurze Rachunkowym Wiktoria

CZYTELNIK: Nasza firma wystawia faktury, korzystając z systemu, który umożliwia drukowanie kopii w dowolnym momencie, a po wprowadzeniu danych i wydrukowaniu faktury nie pozwala na ingerencję w jej treść. Czy musimy przechowywać papierowe kopie?

: Podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą m.in. dokonanie sprzedaży, datę sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Przepisy przewidują dwie formy wystawiania faktur - papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z Dyrektywą 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność ich treści, a także ich czytelność. Państwa członkowskie mogą wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przy przechowywaniu faktur elektronicznych mogą też wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury. W sprawie tej wypowiedział się WSA w Poznaniu, i w wyroku z 21 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 443/10) stwierdził, że nie ma podstaw, by przyjąć, że Polska skorzystała z możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur. W rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od VAT, minister finansów zastrzegł obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur "w oryginalnej postaci", bez jednoczesnego zastrzeżenia, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Zatem firma może przechowywać kopie faktur za pomocą elektronicznego systemu księgowego, jeżeli program ten uniemożliwia dokonywanie zmian w dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, i nie musi sporządzać kopii w formie papierowej.

EC

Podstawa prawna

Rozporządzenie z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).