Jakie warunki trzeba spełnić, wystawiając faktury i e-faktury

Czy wystawca musi zachować autentyczność

Osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą zarejestrowała się jako podatnik VAT i będzie musiała wystawiać faktury. Czy ciąży na niej obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści tych dokumentów?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.815.jpg@RY2@

Sprzedawca towarów i usług ma obowiązek wystawienia faktury. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT faktura powinna stwierdzać w szczególności dokonanie sprzedaży, datę sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane sprzedawcy i nabywcy. Z kolei z rozporządzenia ministra finansów w sprawie faktur wynika, że fakturę wystawia zarejestrowany podatnik VAT czynny oraz podatnik, który dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Dodatkowo faktury mogą wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni. Rozporządzenie precyzuje, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. A zatem to na wystawcy faktury ciąży obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralności treści faktury - to, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinien on zawierać.

Podstawa prawna

Art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Par. 2 pkt 7 i 8, par. 4 ust. 1 oraz par. 20a rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy można wystawić dokument pdf

Przedsiębiorca musi wystawiać kilkadziesiąt faktur miesięcznie. Czy wystarczy, jeśli zrobi to w formie dokumentu pdf, którego odbiorca nie może zmienić (edytować)? Czy w takiej sytuacji będzie zachowana autentyczność pochodzenia i integralność treści?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.816.jpg@RY2@

Od 1 stycznia 2013 r. obowiązują zmienione przepisy dotyczące wystawiania faktur i e-faktur, które zrównują oba dokumenty oraz ułatwiają ich wystawianie, przesyłanie i przechowywanie. W przepisach tych ustawodawca zastrzega jednak, że podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Może to zrobić w dowolny sposób. Oznacza to w praktyce, że może wystawiać faktury np. w postaci pliku pdf zabezpieczonego przed zmianami. Jeśli dodatkowo inne dokumenty (np. umowa) potwierdzają dane wykazane na fakturze, to zapewnione są autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Podstawa prawna

Par. 20a ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy integralność to obowiązek zachowania formatu

Podatnik wystawia faktury. Czy musi zachować ich format, a więc rozmieszczenie odpowiednich elementów w określonych miejscach? Czy wtedy będzie zachowana integralność treści?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.817.jpg@RY2@

Integralność treści oznacza, że w czasie przesyłania lub przechowywania faktury nie mogą się zmienić dane, które powinna ona zawierać. Chodzi o dane wynikające z par. 5 rozporządzenia fakturowego, a więc np. datę wystawienia dokumentu; kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy itd. Nie ma znaczenia, w jakim formacie zostanie wystawiona faktura. Aby zachować integralność treści, konieczne jest zachowanie wykazanych danych, a nie ich rozmieszczenie. Dopuszczalne będzie więc np. przesłanie danych do kontrahenta drogą elektroniczną, np. za pomocą systemu wymiany danych. Dostawca i nabywca mogą następnie wydrukować fakturę, ale forma (układ poszczególnych danych na dokumencie) może być inna u obu podatników. Ważne, aby zgadzały się dane dotyczące sprzedaży.

Podstawa prawna

Par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy zasady wystawiania dotyczą faktur i e-faktur

Podatnik chce wystawiać faktury elektroniczne. Czy w tym przypadku również trzeba zachować autentyczność pochodzenia i integralność treści?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.818.jpg@RY2@

Do końca 2012 r. obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury dotyczył jedynie faktur elektronicznych. Od 1 stycznia 2013 r. obowiązek ten dotyczy również faktur papierowych. W obu przypadkach wymogi są identyczne. Tak samo zdefiniowano również definicje autentyczności pochodzenia i integralności treści. Co ważne, zarówno w przypadku faktur, jak i e-faktur powyższe wymogi są zachowane, jeśli zastosuje się tzw. kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole te to nic innego jak powiązanie faktury z innymi dokumentami związanymi z transakcją, które potwierdzają, że faktura faktycznie dokumentuje sprzedaż towarów lub usług, a więc np. z umową sprzedaży, dokumentami poświadczającymi wydanie towaru z magazynu, potwierdzeniem przelewu itp.

Podstawa prawna

Par. 20a ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy e-podpis jest konieczny na e-fakturze

Podatnik chce wystawiać faktury elektroniczne. Czy musi je podpisywać podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.819.jpg@RY2@

Nowe rozporządzenie ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej określa przykładowe sposoby zapewnienia im autentyczności pochodzenia i integralności treści. Wymogi te można spełnić w przypadku wykorzystania podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem lub elektronicznej wymiany danych. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby stosować inne metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści. Jak wynika z rozporządzenia, sposób zapewnienia tych cech określa podatnik. Co więcej, wymogi te można spełnić, stosując dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Oznacza to, że nie jest konieczne stosowanie e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem, choć jest to jeden ze sposobów, z którego podatnicy mogą skorzystać.

Wydaje się, że e-podpis jest jednak wygodnym narzędziem do potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. W przypadku jego zastosowania organy podatkowe nie będą miały podstaw, aby zakwestionować faktury. Podatnik nie będzie musiał również wykazywać, że faktura jest powiązana z innymi dokumentami, w tym np. z umową, którą podatnik zawarł z kontrahentem. Organy podatkowe będą mogły oczywiście badać faktury i rozliczenia pod kątem ich prawidłowości, jednak nie pod kątem spełnienia wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Podstawa prawna

Par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U., poz. 1528).

Czy trzeba zapewnić integralność

Na podatnikach ciąży obowiązek przechowywania faktur i e-faktur. Czy w tym przypadku również trzeba zapewnić ich integralność? Jak to zrobić?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.820.jpg@RY2@

Podatnik ma obowiązek przechowywania faktur i e-faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zwykle przez pięć lat). Należy postarać się o to, aby łatwo było odszukać dane faktury, a także zapewnić im autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Oznacza to, że faktury trzeba zabezpieczyć przed zmianami. W okresie przechowywania nie mogą do nich zostać wprowadzone zmiany (w przypadku konieczności zmian w fakturze trzeba wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą). Wystarczy więc zabezpieczyć np. skany faktur znajdujące się na dysku komputera hasłem, aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Podobnie, jeśli zapiszemy skany faktur na płycie CD lub DVD, zapewniamy im autentyczność pochodzenia i integralność treści. Danych zapisanych na płycie nie można bowiem zmienić.

Podstawa prawna

Par. 6 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U., poz. 1528).

Par. 21 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy można udostępnić fakturę na serwerze

Podatnik chciałby wystawiać faktury w ten sposób, że będzie je udostępniał na serwerze, informował nabywcę o możliwości pobrania faktury i haśle dostępu do serwera. Czy taki sposób wystawiania faktur będzie prawidłowy?

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.18300150e.821.jpg@RY2@

Od początku 2013 r. faktury można wystawiać w dowolny sposób. O wyborze sposobu decyduje podatnik. Jeśli opisany sposób przesyłania faktur gwarantuje, że w trakcie przesyłania dokumentu nie zmienią się na nim dane oraz będzie pewność, kto wystawił fakturę, to nie ma żadnych podstaw, aby zakwestionować wystawioną w ten sposób fakturę.

Podstawa prawna

Par. 20a rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl