Trzeba zaplanować zmiany systemowe w firmie

Sytuacja każdego przedsiębiorcy może być inna nie tylko ze względu na profil działalności firmy, ale również z powodu używanego systemu informatycznego. W tym wypadku przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy dostawca oprogramowania zaktualizuje je do nowych stawek VAT i PKWiU z 2008 roku. Wielu małych przedsiębiorców ciągle korzysta z rozwiązań stworzonych w środowisku MS-DOS.

W przypadku systemów działających w środowisku Windows sprawa wygląda podobnie. Należy w pierwszej kolejności skontaktować się z producentem i zweryfikować możliwość uzyskania aktualizacji systemu. Najwięksi producenci oprogramowania na bieżąco udostępniają dla swoich klientów informacje o zmianach w systemach. Dodatkowo bardzo często przygotowywane są praktyczne instrukcje, w jaki sposób przygotować się do zmian podyktowanych nowymi przepisami. Często również razem z wykupem aktualizacji systemu informatycznego można otrzymać bezpłatny dostęp do usługi hot-line, gdzie konsultanci pomogą w konfiguracji systemu.

W związku z ciągłymi zmianami w ustawodawstwie jednorazowa aktualizacja może nie wystarczyć. Najczęściej spotykanym sposobem aktualizacji systemu IT jest wykup abonamentu czasowego lub pojedynczej aktualizacji. Ten pierwszy umożliwia wykonanie dowolnej liczby aktualizacji dostarczonych przez producenta w ciągu danego przedziału czasu.

Wielu producentów oprogramowania przygotowało różnego typu promocje związane z wymianą oprogramowania. Obejmują one przede wszystkim upusty cenowe na zakup systemu. Istnieją dwie możliwości, w jaki sposób przedsiębiorca może obniżyć koszty jednorazowe poniesione na zakup oprogramowania. Pierwszym jest skorzystanie z oferty leasingu, która dopuszcza możliwości sfinansowania inwestycji już od 2,5 tys. zł. Drugim wyjściem jest zakup oprogramowania w modelu SaaS, który polega na udostępnieniu identycznych funkcjonalności, jak w przypadku tradycyjnej instalacji. Różnica polega jedynie na tym, że cała fizyczna instalacja sprzętowo-programowa znajduje się u dostawcy, który zapewnia jego utrzymanie, aktualizację oraz gwarantuje pełne bezpieczeństwo.

Natomiast przedsiębiorca ma do niej nieograniczony dostęp przez 24 h 7 dni w tygodniu. W przypadku urządzeń fiskalnych zmianę stawek VAT należy dokonać po wykonaniu raportu dziennego za ostatni dzień sprzedaży w roku. Zmiany dotyczące kas fiskalnych będą polegały przede wszystkim na wprowadzeniu nowych stawek do urządzenia. Producenci większości kas fiskalnych zapewniają, że konieczne zmiany użytkownik jest w stanie wykonać samodzielnie na podstawie instrukcji obsługi kasy.

W przypadku drukarek fiskalnych wymagana jest aktualizacja oprogramowania obsługującego dane urządzenie, tak aby uniknąć tzw. schodka podatkowego. Mechanizm ten blokuje możliwość wykonywania sprzedaży w momencie próby obniżenia stawki VAT na produkt, a następnie jej podwyższenia.

@RY1@i02/2010/252/i02.2010.252.055.003c.001.jpg@RY2@

MagdalenaJaworowska-Kosior, Business Development Manager MSP

NOT. EWA MATYSZEWSKA

Ustawa z 26 listopada 2010 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej (podpisana przez prezydenta 13 grudnia 2010 r., czeka na publikację w Dzienniku Ustaw).

1 stycznia 2011 r.