Kopie faktur można skanować i przechowywać w formacie pdf

Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci.

We wniosku o interpretację spółka wyjaśniła, że chce zmienić sposób wystawiania faktur korygujących. Oryginał takiej faktury, przeznaczony dla nabywcy towaru lub usługi, będzie drukowany w formie papierowej, a kopie pozostawiane w wersji elektronicznej w systemie komputerowym (księgowym).

Organ interpretacyjny uznał jednak, że nie ma możliwości przechowywania kopii wystawianych faktur VAT ani faktur korygujących wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania).

Spółka nie zgodziła się z taką interpretacją. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu przyznał jej rację i uwzględnił skargę. Sąd przypomniał, że zgodnie z Dyrektywą 2006/112/WE przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W ocenie WSA ogólne warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii) nie wskazują na formę, w jakiej powinno być dokonywane ich przechowywanie, papierowej czy elektronicznej. Przepisy kładą nacisk na to, aby forma ta gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Sąd potwierdził, że takie warunki może zapewnić przechowywanie kopii wystawionych pierwotnych faktur papierowych, stanowiących dokładne ich odzwierciedlenie w formie elektronicznej. Jedną z takich form odzwierciedlenia obrazu faktury papierowej w formie elektronicznej może stanowić jej zeskanowanie do formatu pdf, z uniemożliwieniem dokonywania jakichkolwiek zmian w zapisanym obrazie elektronicznym. Format ten pozwala także na dokonywanie każdorazowo wydruku zapisanego elektronicznie obrazu faktury, a tym samym na niezmieniony powrót do wersji papierowej.

Ważne jest także to, że dokonując transkrypcji wersji papierowej faktury na jej obraz rzeczywisty w wersji elektronicznej, proces zeskanowania możliwy jest jedynie w odniesieniu do istniejącej już wersji kopii faktury papierowej, z jej pełnym, rzetelnym elektronicznym odzwierciedleniem. Taka procedura nie jest tożsama z procedurą wystawiania faktur w formie elektronicznej i zasad ich przechowywania, co w prawie krajowym uregulowane zostało w ramach rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia poprzez przesłanie aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną.

Oprac. Aleksandra Tarka

Opinia

@RY1@i02/2010/251/i02.2010.251.086.003a.001.jpg@RY2@

Ryszard Brudkiewicz radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych Brudkiewicz, Musiał, Suchecka i Partnerzy

Pozytywnie oceniam komentowany wyrok. To powinien być sygnał dla tendencji dopuszczającej większą moc dowodową dokumentów, których kopie są zachowane wyłącznie w formie elektronicznej. Od chwili kiedy ustawodawca zrezygnował z obowiązkowego podpisu na fakturze VAT, papierowa kopia faktury może nie różnić się w żaden sposób w porównaniu z jej elektroniczną wersją. Dla przedsiębiorcy różnica jest natomiast istotna - przestrzeń dyskowa jest dużo tańsza niż przestrzeń biurowa zajęta pod archiwum. Jednocześnie uzyskanie w takim przypadku papierowego wydruku konkretnej faktury albo faktur za dany okres jest bezproblemowe i trwa parę chwil. Nie ma zatem obaw, iż w razie kontroli organy skarbowe będą zmuszone do analizy elektronicznych zapisów w komputerach przedsiębiorcy. W obrocie wirtualnym, prowadzonym przez sklepy i agencje internetowe, dematerializacja faktury, przechowywanie i przesyłanie jej w wersji elektronicznej wydają się jedynym słusznym kierunkiem rozwoju.