Wystawianie i przechowywanie faktur będzie prostsze

Przygotowano w tym zakresie projekt nowego rozporządzenia dotyczącego e-faktur oraz projekt zmian do tzw. rozporządzenia fakturowego z 28 listopada 2008 r. (oba projekty z 7 października 2010 r.).

Wprowadzenie nowych regulacji częściowo związane jest z nowelizacją przepisów 112 Dyrektywy. W szczególności dotyczy to kwestii związanych z e-fakturowaniem. Choć państwa członkowskie mają obowiązek wprowadzenia tych przepisów do 1 stycznia 2013 r., Ministerstwo Finansów planuje dokonanie tego 2 lata wcześniej.

Kluczowa różnica dotyczy dopuszczenia użycia przez podatników dowolnych środków, aby zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur. Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz elektroniczna wymiana informacji (EDI) stosowane do tej pory stanowić będą jedynie przykładowe metody elektronicznego fakturowania, które będą mogły być stosowane przez podatników.

Ta modyfikacja może stanowić istotną zachętę do szerszego zastosowania elektronicznych metod fakturowania przez podatników i przyczynić się do zmniejszenia liczby sporów z organami podatkowymi dotyczących fakturowania (np. wysyłanie faktur za pomocą poczty elektronicznej czy faksu). O tym, że kwestia ta nie była jednoznacznie określona, świadczy bogate orzecznictwo sądów administracyjnych w tym zakresie (np. wyrok NSA o sygn. akt I FSK 1444/09 czy wyrok WSA w Poznaniu o sygn. akt I SA/Po 194/10).

Drugą z istotnych różnic, którą należy ocenić pozytywnie, jest wyeliminowanie obowiązku korekty e-faktur oraz wystawiania duplikatów do nich w formie elektronicznej. Dotychczas takie rozwiązanie dopuszczone było jedynie, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiały wystawienie i przesłanie dokumentów elektronicznie.

Powodowało to wiele wątpliwości dotyczących m.in. możliwości wystawiania papierowych korekt do e-faktur, jeśli system informatyczny podatnika nie pozwalał na wystawianie elektronicznych faktur korygujących (tej kwestii dotyczył np. wyrok WSA w Krakowie o sygn. akt I SA/Kr 1642/09). Planowana nowelizacja powinna w znacznym stopniu te wątpliwości wyeliminować.

Istotnie zmienią się wymogi odnośnie do przechowywania e-faktur. Konieczne będzie ich gromadzenie w podziale na okresy rozliczeniowe. Sposób przechowywania będzie mógł być dowolny, o ile zapewni on autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia.

Podatnik będzie musiał przy tym zapewnić łatwe odszukanie faktur, bezzwłoczny dostęp do nich dla organów podatkowych, a ponadto obowiązkowo zagwarantować bezzwłoczną możliwość poboru faktur oraz ich przetwarzania w formacie tekstowym.

Nowe przepisy obejmą również aspekty związane z fakturowaniem w formie papierowej. Najistotniejsza modyfikacja dotyczy usunięcia wymogu przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów w oryginalnej postaci. Oznacza to dopuszczenie przechowywania tych dokumentów w dowolnym formacie, w tym także elektronicznym (przy spełnieniu określonych warunków).

Planowane przepisy określają szczegółowo wymogi obowiązujące przy przechowywaniu faktur papierowych. Będą one zbliżone do opisanych wymogów stosowanych do e-faktur. Korzystnie ocenić należy także fakt, że nowe przepisy będą pozwalały na przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej na terytorium państwa UE innego niż Polska przy zapewnieniu dostępu do nich online.

Obecnie prowadzone są jeszcze prace legislacyjne. Nie można zatem wykluczyć opóźnień we wprowadzeniu nowych przepisów lub tego, że ich ostateczny kształt ulegnie modyfikacjom. Gdyby jednak te regulacje weszły w życie od 1 stycznia 2011 r., mogłyby otworzyć podatnikom drogę do znaczącego uproszenia procesu fakturowania.

Tym niemniej należy mieć na uwadze, że obecne brzmienie projektowanych przepisów (przede wszystkim dopuszczenie użycia dowolnych środków mających na celu zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur) nie oznacza, że wszystkie dostępne elektroniczne metody przesyłania faktur (np. przesłanie jej drogą elektroniczną w formacie PDF) zapewniają spełnienie omówionych wymogów. Biorąc pod uwagę różnorodność stosowanych systemów IT, po uchwaleniu komentowanych przepisów, ale jeszcze przed wejściem ich w życie (o ile będzie to możliwe), należałoby podjąć działania mające na celu zweryfikowanie, czy systemy te spełniają te wymogi. Taka "prewencyjna" weryfikacja powinna pozwolić na bezpieczne podatkowo stosowanie nowych rozwiązań w zakresie e-faktur.

● wyeliminowanie obowiązku zawiadomienia organów podatkowych o przechowywaniu e-faktur poza Polską (pod warunkiem zapewnienia ich dostępności on-line za pomocą środków elektronicznych);

● umożliwienie jednokrotnego podania danych wspólnych dla paczek e-faktur wysyłanych jednocześnie temu samemu odbiorcy;

● wprowadzenie definicji autentyczności pochodzenia faktury (pewność co do tożsamości dokonującego dostaw lub usługodawcy albo wystawcy faktury) oraz integralności treści faktury (oznaczać będzie, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura).

● wyeliminowanie obowiązku oznaczania papierowych faktur oraz faktur korygujących wyrazami "oryginał" / "kopia";

● rezygnacja z obowiązku użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego lub EDI do przesyłania akceptacji faktur przez dostawcę przy samo fakturowaniu.

@RY1@i02/2010/246/i02.2010.246.086.011b.001.jpg@RY2@

Norbert Wasilewski, menedżer w zespole VAT Deloitte

Norbert Wasilewski

menedżer w zespole VAT Deloitte