Kopia faktury elektronicznej nie musi być papierowa

Polski prawodawca, korzystając z możliwości przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, przewidział jedynie warunek przechowywania faktury w oryginalnej postaci. Nie sprecyzował jednak, że ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej lub elektronicznej.

Spółka wystąpiła o udzielenie pisemnej interpretacji w zakresie przechowywania kopii faktur. Wyjaśniła, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje dostaw towarów oraz świadczenia usług. Czynności te dokumentowane są fakturami. Obecnie spółka wystawia i dostarcza kontrahentom oryginały faktur w wersji papierowej, a kopie faktur przechowuje w wersji papierowej. Jednak podatniczka zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej.

Wnioskodawca zapytał, czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur? Organ interpretacyjny uznał jednak, że nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej.

Ostatecznie rację spółce przyznał jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy. Sąd podkreślił, że ustawodawca wspólnotowy nie określił w art. 246 Dyrektywy 112 formy, w jakiej powinno nastąpić przechowywanie wystawionych już faktur przez cały obowiązujący w tym zakresie okres. Zakreślił jedynie ogólne warunki, jakie powinny być spełnione w procedurze ich przechowywania. Każde państwo członkowskie samodzielnie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium. Ponadto krajowy ustawodawca, aby zapewnić spełnienie określonych warunków, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W ocenie WSA od woli poszczególnych państw członkowskich zależy, czy skorzystają one z przyznanego im w art. 247 ust. 2 dyrektywy uprawnienia do wprowadzenia rozwiązań szczególnych. Sąd podkreślił, że polski prawodawca, korzystając z możliwości przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, przewidział jedynie warunek przechowywania faktury w oryginalnej postaci. Nie sprecyzował jednak, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, że ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej lub elektronicznej. Zdaniem sądu nie można uznać, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej.

Wyrok WSA w Bydgoszczy z 21 października 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 816/10, niepublikowany.

Oprac. Aleksandra Tarka

@RY1@i02/2010/226/i02.2010.226.086.003a.001.jpg@RY2@

Barbara Rusinowska, doradca podatkowy w Kancelarii Radców Prawnych Nowakowski i Wspólnicy, oddział w Toruniu

Zadaniem sądu było rozstrzygnięcie sporu dotyczącego możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych i przekazanych kontrahentowi w wersji papierowej. Wyrok WSA w Bydgoszczy odzwierciedla prezentowaną i utrwaloną już przez sądy administracyjne linię orzeczniczą popieraną także przez doktrynę prawa podatkowego. Pozostaje on także w zgodzie z regulacjami unijnymi. Niestety z uwagi na odmienne stanowisko organów podatkowych, które wynika raczej z przyzwyczajenia niż przepisów prawa, a zgodnie z którym organy żądają przechowywania kopii faktur w formie papierowej, podatnikom nie pozostaje nic innego, jak tylko domagać się uznania swoich racji przed sądami. Trzeba też cierpliwie czekać, aż przepisy dotyczące przechowywania faktur zostaną znowelizowane, co doprowadzi do likwidacji rozbieżności między wyrokami sądów a stanowiskiem i praktyką organów podatkowych.