Podatnik decyduje o formie przechowywania faktur

Konsekwencją wystawiania faktur VAT w określonej formie, np. papierowej, jest - zdaniem ministra finansów - obowiązek przechowywania ich kopii w tej samej formie. Jednak jak wynika z jednego z najnowszych wyroków Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 18 sierpnia 2010 r. (sygn. akt I SA/Op 215/10), to do podatnika należy wybór sposobu przechowywania kopii. Musi on jednak spełnić kilka warunków.

Skarżąca, która zwróciła się do ministra finansów z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, wyjaśniła, że co miesiąc wystawia dużą liczbę faktur sprzedaży. Są wystawiane w dwóch egzemplarzach w formie papierowej - na jednym znajduje się oznaczenie "Oryginał", a na drugim "Kopia". Na swoje wewnętrzne potrzeby spółka posługuje się także systemem komputerowym i w nim również gromadzi dokumenty. Spółka chciała wiedzieć, czy kopie faktur VAT - dokumentujących dokonaną sprzedaż - muszą być przechowywane w wersji papierowej, czy można je archiwizować w formie elektronicznego obrazu pozwalającego na ich odtworzenie na żądanie organu podatkowego. Minister stwierdził, że kopie dokumentów muszą być przechowywane w takiej samej formie, w jakiej wystawiono oryginał. Interpretacja ta została zaskarżona do WSA.

Sąd przyznał rację spółce i orzekł, że może ona przechowywać w formie elektronicznej kopie faktur pierwotnie wystawionych jako papierowe. Skład oparł swoje orzeczenie na przepisach Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. UE L nr 347.1 z późn. zm.). Art. 246 dyrektywy wymaga, aby przez cały okres przechowywania faktur była zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści. Oznacza to, że podatnik, który przechowuje kopie faktur, musi zagwarantować, że dane z faktury nie zostaną zmienione. Musi również przechowywać je w taki sposób, aby dane były czytelne przez cały okres. Dyrektywa nie określa jednak formy, w jakiej kopie muszą być przechowywane. W konsekwencji sąd stwierdził, że spółka może przechowywać kopie faktur VAT w formie elektronicznej, o ile forma ta stanowi dokładne odzwierciedlenie papierowego oryginału. WSA dodał, że jedną z form odzwierciedlenia obrazu faktury papierowej w formie elektronicznej może stanowić jej zeskanowanie do formatu PDF z funkcją uniemożliwiającą dokonywanie zmian w zapisanym obrazie. Format ten pozwala także - zdaniem sądu - na dokonywanie każdorazowo wydruku zapisanego elektronicznie obrazu faktury, a tym samym niezmieniony powrót do wersji papierowej.

Łukasz Zalewski

Art. 246 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. UE L nr 347.1 z późn.zm.).