Kasa fiskalna musi spełniać określone warunki techniczne

Podatnicy muszą rozpoczynać ewidencję z zastosowaniem kas fiskalnych w terminach przewidzianych w przepisach podatkowych. Gdy tego nie robią, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala, za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego się nie ustala.

Używając kas fiskalnych, przedsiębiorcy muszą dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Konieczne będzie także sporządzanie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzanie raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii.

Warto wiedzieć, że jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Podatnik będzie musiał także dokonywać weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług oraz właściwego ich przyporządkowania do stawek podatku oraz niezwłocznego zgłaszania prowadzącemu serwis kas każdej nieprawidłowości w jej pracy.

Sprawność kasy będą mogli sprawdzić m.in. urzędnicy organów podatkowych. Dlatego też podatnicy muszą udostępniać kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów. Podatnik będzie musiał też pamiętać o zgłaszaniu do obowiązkowego przeglądu technicznego kasy u właściwego serwisanta kas.

Jak w każdej prowadzonej działalności gospodarczej, tak również w tej, gdzie musi być stosowana kasa fiskalna, bardzo ważną rolę odgrywają odpowiednie dokumenty. Podatnik musi m.in. dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia. Ponadto konieczne jest przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co istotne, kasy fiskalne mogą być stosowane wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie.

Podatnik, który kupi urządzenie fiskalne, będzie musiał zgłosić ten fakt w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Następnie będzie musiał nanieść na obudowę kasy w sposób trwały numer ewidencyjny. Każda kasa ma książkę kasy. Trzeba będzie ją na bieżąco uzupełniać, a także umożliwiać dokonanie wpisów serwisantowi kasy. Książka kasy będzie musiała być przechowywana przez okres jej użytkowania oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki kasy musi być umieszczony napis "Duplikat".

Trzeba jeszcze dodać, że podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem że posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program.

Podatnicy mogą stosować do ewidencji wyłącznie kasy lub system kasowy, które posiadają potwierdzenia ministra finansów o spełnieniu odpowiednich funkcji oraz kryteriów i warunków technicznych.

W celu otrzymania takiego potwierdzenia producent krajowy i importer składa wniosek wraz z załączonymi do niego dokumentami. Wniosek sporządza się w języku polskim. Do wniosku należy również dołączyć lub dostarczyć na badanie testowe kasy działający wzorcowy egzemplarz kasy lub systemu kasowego oraz opisy działania wszystkich urządzeń do niej dołączonych, z wyjątkiem szuflady. Producent krajowy albo importer składający wniosek przedstawia na badanie testowe kasy określone urządzenia przeznaczone do współpracy z kasą. W przypadku kas współpracujących z taksometrem do wniosku dołącza się lub dostarcza na badanie testowe kasy egzemplarz taksometru identyczny z tym, który był poddany ocenie zgodności (zatwierdzeniu typu), oraz urządzenie umożliwiające symulację napędu pracy taksometru.

Potwierdzenie wydawane jest na trzy lata. Po upływie tego okresu może ono być wydane na następne okresy po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami, i przeprowadzeniu wszystkich badań testowych.

Numery unikatowe kas są przydzielane przez ministra finansów. Numery te przydziela się wyłącznie producentom krajowym i importerom dla kas posiadających potwierdzenie.

Naczelnik urzędu skarbowego, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika, nadaje kasie numer ewidencyjny. Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego

● kasy elektroniczne - kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję stałego programu aplikacyjnego kasy;

● kasy współpracujące z komputerem - kasy elektroniczne, których baza danych o towarach i usługach może być zmieniana przy zastosowaniu programu komputerowego przez wbudowany określony interfejs;

● kasy bez programu aplikacyjnego - kasy z modułem fiskalnym, bez programu aplikacyjnego kasy, sterowane kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym kasy poprzez wbudowany określony interfejs umożliwiający między innymi połączenie kasy przewodowo z komputerem w obrębie obsługującego klienta stanowiska kasowego (drukarki fiskalne); w kasach tych funkcję wyświetlacza dla operatora może spełniać monitor komputera;

● kasy komputerowe - kasy z modułem fiskalnym, zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym z możliwością współpracy poprzez wewnętrzny wbudowany określony interfejs modułu fiskalnego kasy z kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym kasy;

● terminale kasowe - kasy z modułem fiskalnym, bez programu aplikacyjnego, sterowane za pomocą programu komputerowego z zapisanym w nim programem aplikacyjnym kasy i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy;

● kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, których program i konstrukcja są związane ze szczególnym zastosowaniem.

Zakończenie pracy w trybie fiskalnym przez każdą kasę lub wymiana pamięci fiskalnej kasy wymaga dokonania, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z której sporządza się protokół

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338).