Podatnicy mogą wysyłać faktury w formacie PDF

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem występującym w obrocie prawnym. Wiele firm wystawia i otrzymuje tysiące faktur. Jest to podstawowy dokument warunkujący prawidłowe rozliczenie podatku, w tym jego odliczenie. W dzisiejszych, zaawansowanych technologicznie czasach wszystkie firmy posługują się sprzętem komputerowym i biurowym. A żeby ułatwić sobie życie, przesyłają za ich pomocą także dokumenty firmowe. Sądy administracyjne początkowo rygorystycznie podchodziły do możliwości korzystania z tej drogi przesyłania zwykłych faktur.

Chodziło przede wszystkim o to, czy faktura otrzymana w postaci papierowej drogą elektroniczną, np. za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, uprawnia firmę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do jego odliczenia. Podatnicy wskazywali, że nie chodzi im o faktury elektroniczne z podpisem elektronicznym czy przy użyciu EDI.

Organy podatkowe uznawały, że nie ma takiej możliwości. Ich zdaniem w takiej sytuacji istotne jest rozstrzygnięcie, co należy rozumieć pod pojęciem: wystawić. Pojęcie to oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi, oraz wręczenie (doręczenie) przedmiotowej faktury kontrahentowi. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie niezbędnych danych.

Co prawda w ocenie organów podatkowych zarówno ustawa o VAT, jak i przepisy wykonawcze nie określają wprost formy, w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowej czy elektronicznej). Jednak zwracają uwagę, że faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - oryginał oraz kopia. Konsekwencją tego jest stwierdzenie, że jedynie faktury wystawione w ten sposób uprawniają nabywcę towarów i usług do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający.

Wyjątkiem od tej zasady są jedynie faktury wystawiane w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119). Zdaniem organu ustawodawca w żadnym przepisie nie dopuścił możliwości przesyłania faktur w formie pliku PDF czy też faksem.

Analogiczne stanowisko dość jednolicie potwierdzały sądy administracyjne (por. wyrok WSA w Warszawie z 19 października 2007 roku, sygn. akt III SA/Wa 1341/07, wyrok NSA z 18 września 2008 roku, sygn. akt I FSK 163/08, wyrok WSA w Warszawie z 3 listopada 2008 roku, sygn. akt III SA/Wa 1034/08, wyrok WSA w Warszawie z 26 stycznia 2009 roku, sygn. akt III SA/Wa 1870/08).

Sytuacja ta jednak się zmienia. W ostatnim czasie pojawiły się orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego, które liberalizują restrykcyjne dotychczas podejście. W wyroku z 20 maja 2010 roku NSA uznał, że podatnicy mogą wystawiać faktury za pomocą programów komputerowych i wysyłać je mejlowo. Jednocześnie sąd podkreślił, że odbiorca faktury wystawionej w PDF nie może jej przechowywać w komputerze. W ocenie NSA polskie regulacje dotyczące faktur elektronicznych mogą budzić wątpliwości co do zgodności z prawem unijnym. Sąd uznał, że szczególny rygor w obrocie e-fakturami przewidziany w rozporządzeniu z 14 lipca 2005 roku (Dz.U. nr 133, poz. 1119) odnosi się do sytuacji, gdy faktura jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej. Dokonując wykładni prowspólnotowej, NSA uznał, że to rozporządzenie nie odnosi się do przypadku, gdy faktura jest tylko wystawiana i przesyłana przez internet (wyrok NSA z 20 maja 2010 roku, sygn. akt I FSK 1444/09, niepublikowany).

Uzupełnieniem tego stanowiska jest inny wyrok NSA z końca 2009 roku. NSA dopuścił w nim możliwość przechowywania faktur na dysku komputera. Jednak taka możliwość dotyczy tylko kopii faktury u wystawcy (wyrok NSA z 3 listopada 2009 roku, sygn. akt I FSK 1169/08, niepublikowany). Zdaniem sądu nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. NSA podkreślił jednak, że w takiej sytuacji podatnik również ponosi wszelkie ryzyko ich utraty.

Opracowała Aleksandra Tarka

doradca podatkowy, menedżer zespołu podatku VAT z Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

@RY1@i02/2010/104/i02.2010.104.086.003a.001.jpg@RY2@

Joanna Rudzka, doradca podatkowy, menedżer zespołu podatku VAT z Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Wspomniany wyrok należy ocenić pozytywnie. Obecnie coraz większą rolę w biznesie odgrywają internet oraz rozwiązania informatyczne, które powoli torują sobie drogę do świata podatków. Obserwujemy więc wzrastającą liczbę podatników składających deklaracje przez internet i korzystających z e-faktur. To kolejny krok w tym procesie. Wspomniany wyrok przecina bowiem dotychczas spójną praktykę argumentacji organów podatkowych (jak i linię orzeczniczą), iż jedyną formą dokumentowania czynności opodatkowanych VAT jest faktura papierowa wysłana pocztą do nabywcy lub kwalifikowana e-faktura spełniająca wymogi EDI, względnie podpisana e-podpisem.

Podkreślić jednak należy, że to orzeczenie nie kreuje nowego rodzaju mniej sformalizowanej e-faktury, lecz nakazuje traktować fakturę wysłaną mailem podobnie jak zwykłą fakturę papierową. Nabywca ma prawo do odliczenia VAT z takiej faktury. NSA akceptuje jedynie formę wysyłki przez internet. Konsekwencją tego jest, zdaniem NSA, iż nabywca powinien przechowywać fakturę w formie papierowej. Natomiast można zadać przy tej okazji ponownie pytanie stawiane przez podatników już przed tym orzeczeniem: czy w praktyce uda się zweryfikować (w czasie ewentualnej kontroli), czy dana kopia faktury przedstawiona do badania została wydrukowana w chwili jej otrzymania mailem, czy też w dniu przekazania jej kontrolującym. Niemniej jednak, w mojej ocenie, wyrok jest krokiem w dobrą stronę i ułatwi rozliczenia podatników oraz pozwoli im na znaczne oszczędności.