Czy e-faktury trzeba drukować

Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Wystawia kontrahentom faktury VAT za pomocą systemu księgowego, który umożliwia wydrukowanie dokumentów w dowolnym momencie. Jednocześnie system po wprowadzeniu danych do faktury i wydrukowaniu oryginału nie pozwala na jakąkolwiek ingerencję w jej treść. Czy spółka musi drukować i przechowywać papierowe kopie faktur?

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (z pewnymi wyjątkami). Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Podatnicy muszą przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 20011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur za pomocą elektronicznego systemu księgowego, jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane, uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Oznacza to, że podatnik nie jest zobowiązany do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Takie stanowisko potwierdził również w ostatniej interpretacji dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPP2/443-1650/09/12-S/AD).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).