Po 1 kwietnia pracodawca musi przejrzeć umowy i regulaminy

Z początkiem kwietnia skończy się eldorado na zakup samochodów z pełnym odliczeniem VAT. Po tej dacie przedsiębiorcy kupujący auta o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony będą mieć dylemat: odliczyć 50 proc. podatku i mieć pełne prawo do korzystania z auta także w celach prywatnych, czy skorzystać ze 100 proc. odliczenia, ale ze świadomością, że fiskus będzie śledził każdy przejechany kilometr. W tym ostatnim bowiem przypadku przedsiębiorca będzie deklarował, że samochód wykorzysta tylko do działalności gospodarczej, a na dowód tego ma prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Tak wynika z ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 312). Szczegółowe informacje o nowych sposobach odliczania VAT omówiliśmy w poniedziałek w specjalnym dodatku Auto w firmie, który był częścią tygodnika Podatki i Księgowość [DGP z 17 marca 2014, nr 52 (3693)].

Dziś na kanwie zaprezentowanych zmian w VAT stawiamy pytanie, czy powodują one obowiązki po stronie pracodawców. Okazuje się, że tak. W zasadzie większość z nich musi przyjrzeć się na nowo indywidualnym umowom o powierzeniu mienia oraz regulaminom korzystania z samochodów służbowych, a ci planujący przy zakupie pełne odliczenie podatku muszą wprowadzić do tych dokumentów zakaz korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych oraz obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przez podwładnego. Co prawda ewidencję na potrzeby VAT ma prowadzić podatnik, czyli przedsiębiorca, ale w praktyce obowiązek taki sceduje on na podwładnych, którzy faktycznie z pojazdu będą korzystali. Zapewne nie będą oni z tego powodu zachwyceni, szczególnie że niektórzy z nich tego typu ewidencję już prowadzą dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. I tu pojawia się pytanie, czy trzeba będzie prowadzić dwie ewidencje, czy wystarczy jedna?

W kontekście zakazu wykorzystywania auta do celów prywatnych pojawia się jeszcze wątpliwość o ewentualną odpowiedzialność pracownika wobec pracodawcy, w sytuacji kiedy nie wywiązuje się ze swoich obowiązków i wykorzystuje auto niezgodnie z celem. Urząd skarbowy w takim wypadku może nałożyć na przedsiębiorcę karę finansową. Czy pracodawca ma wówczas regres wobec podwładnego?

Na te i na wiele innych pytań związanych z samochodami służbowymi znajdą Państwo odpowiedzi w naszym dodatku. Oprócz kwestii związanych z wejściem w życie nowych przepisów VAT przypominamy także ogólne zasady związane z powierzeniem pojazdów, a także z odpowiedzialnością materialną za szkodę, która w nich powstała.

Osoby rozliczające płace dowiedzą się, jak wycenić nieodpłatne świadczenia.

@RY1@i02/2014/055/i02.2014.055.050000100.802.jpg@RY2@

Kto musi prowadzić ewidencję

Katarzyna Dąbrowska

katarzyna.dabrowska@infor.pl