Jak zaoszczędzić na kasie

Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ.U. 2004, nr 54, poz. 545), mają obowiązek ewidencjonowania transakcji przy użyciu kas rejestrujących, tzw. fiskalnych. Posiadanie terminali płatniczych do obsługi obrotu bezgotówkowego nie jest obowiązkowe. Konsumenci oczekują jednak takiej możliwości. Jak wynika z opracowania Płatności cyfrowe 2016 Izby Gospodarki Elektronicznej (IGE), prawie jedna trzecia klientów wskazuje, że używanie popularnego plastiku jest wygodne i szybkie. Jeżeli w placówce handlowej można płacić tylko gotówką, konsumenci najczęściej odczuwają frustrację i zniechęcenie, co w rezultacie wpływa na spadek renomy, a więc obroty i zyski placówki.

Mimo tego na 1,6 mln aktywnych kas fiskalnych przypada w Polsce tylko niespełna 500 tys. terminali płatniczych. Rozwiązaniem są kasoterminale, łączące w jednym urządzeniu zarówno pełną funkcjonalność kasy fiskalnej, posiadającej potwierdzoną homologację wydaną przez Główny Urząd Miar, jak i terminalu do obsługi płatności bezgotówkowych.

- Podejście małych i średnich przedsiębiorców do akceptacji płatności kartowych jest coraz bardziej świadome. Transakcje bezgotówkowe stanowią aktualnie ok. 30 proc. wszystkich transakcji, co stanowi ok. 40 proc. wartości sprzedaży. Wynika to ze średniej wartości koszyka, która w przypadku transakcji kartowych jest wyższa niż w przypadku transakcji gotówkowych - tłumaczy Michał Pawłowski z oferującej rozwiązania IT dla placówek handlowych firmy iPOS SA.

Sklepowy mikrokomputer

Do obsługi drukarki fiskalnej potrzebny jest PC oraz odpowiednie oprogramowanie. W przypadku kasoterminali nie jest to konieczne. Urządzenia takie wyposażone są w systemy obsługujące aplikacje do prowadzenia sprzedaży i spełniają wymagania PCI Security Standards Council, organizacji dbającej o bezpieczeństwo transakcji bezgotówkowych. Kasoterminal zapewnia odczyt kart płatniczych wszelkiego typu (zbliżeniowych, stykowych z paskiem magnetycznym oraz chipowych), posiada trwałą, ergonomiczną, podświetlaną klawiaturę oraz wyraźny, kolorowy ekran dotykowy.

Oprogramowanie to odpowiedź na potrzeby sprzedawców. Założeniem było przełożenie nawet najbardziej skomplikowanych wymagań na łatwy w obsłudze, a jednocześnie wydajny i bezpieczny system kasowy. Pracę ułatwia intuicyjny i przejrzysty interfejs podobny do smartfonowego. Urządzenia tego typu mogą np. obsługiwać do 20 tys. PLU (skrót od ang. Price Look-Up) - kodów określających poszczególne wyroby, pozwalają wyszukiwać produkty (po nazwie), współpracują z czytnikami kodów kreskowych, automatycznie odczytują wagę towarów, modyfikacja paragonu jest możliwa na każdym etapie sprzedaży, akceptują płatności kartami, dzielą zapłatę na różne formy płatności, obsługują zwroty. W przeciwieństwie do standardowych urządzeń aktualizacja oprogramowania odbywa się automatycznie.

Łatwy serwis

Urządzenia fiskalne, jak wiadomo, podlegają rygorystycznym wymaganiom formalnym oraz serwisowym. Zgodnie z prawem podatnik musi zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego podmiotowi prowadzącemu serwis.

Terminy pierwszego, obowiązkowego przeglądu podobnie jak okresowych weryfikacji technicznych wynikają z przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 roku poz. 749). Przegląd okresowy obejmuje m.in. sprawdzenie stanu wszystkich plomb i zgodności ich z zapisem w książce kasy oraz dokumentację związaną z wykonywaniem serwisu, weryfikację stanu obudowy, czytelności dokumentów, programu pracy kasy i archiwizującego, poprawności działania urządzenia. Wynik przeglądu, zalecenia pokontrolne oraz kopie dokumentów potwierdzających muszą być wpisane do książki kasy. W przypadku kasoterminala iPOS takie czynności są łatwiejsze. Każde urządzenie ma bowiem swojego serwisanta opiekującego się nim przez cały cykl funkcjonowania (od instalacji i fiskalizacji przez cykliczne przeglądy aż po wycofanie z użycia). Wyszkoleni technicy mogą pojawić się w umówionym terminie i pomóc zarówno w zakresie uruchomienia lub naprawy urządzenia, jak i formalnościach związanych z urzędem Skarbowym. Wystarczy kontakt z Centrum Pomocy.

Korzyści i ułatwienia dla sprzedawców

- Detaliści jako główną przyczynę braku terminala płatniczego podawali konieczność dzierżawy sprzętu i podpisania długoterminowej umowy. W przypadku kasoterminali nie ma mowy o dzierżawie, ponieważ terminal płatniczy jest elementem urządzenia fiskalnego, które i tak jest obowiązkowe i posiada się je na własność. Nie ma też długoterminowych umów, ponieważ płatności kartowe uruchamiane są w ramach szerszego zakresu usług. Pozwala to na ich uruchamianie tylko wtedy, kiedy faktycznie się z nich korzysta, i wyłączanie choćby po sezonie - tłumaczy Michał Pawłowski.

Jak tłumaczą specjaliści, bardzo istotnym walorem kasoterminali jest ich połączenie z systemami do zarządzania. Są to urządzenia pracujące online, dzięki czemu można stale śledzić, co dzieje się w sklepie, oglądać transakcje, obroty i inne raporty, a z drugiej strony zarządzać danymi jak ceny, personel czy asortyment z dowolnego urządzenia, bez konieczności udawania się do sklepu.

Co najciekawsze, kasoterminale są tańsze. Ich cena jest podobna do ceny średniej klasy kasy fiskalnej, a dodatkowo posiadają terminal płatniczy i system do zarządzania. Jest to istotne szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorców, którzy mają ograniczone budżety.

AP