Czy pracownik może używać sprzętu firmowego

konsultant w Accreo Taxand

Kwestie związane z użytkowaniem przez pracowników sprzętu powierzonego przez pracodawców do użytku prywatnego w praktyce wzbudzają wiele wątpliwości. Najczęściej dotyczy to takich urządzeń/sprzętu jak służbowe komputery, telefony komórkowe oraz samochody służbowe. Same warunki użytkowania sprzętu przez pracowników do celów innych niż służbowe zwykle zależą od wewnętrznych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem, którzy powinni określić, czy takie korzystanie jest dozwolone oraz zasady takiego używania.

Wykorzystywanie przez pracownika sprzętu należącego do pracodawcy dla celów wyłącznie służbowych nie będzie stanowić dla tego pracownika jakiegokolwiek przysporzenia - pracownik nie odnosi w tym przypadku jakiejkolwiek korzyści majątkowej z tego tytułu.

Odwrotnie sprawa wygląda w przypadku faktycznego wykorzystywania przez pracownika powierzonego sprzętu również do celów prywatnych - co do zasady w tym przypadku pracownik uzyskuje bowiem określoną korzyść z używania niebędących jego własnością urządzeń dla własnych osobistych potrzeb - należy tu mówić o powstaniu przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Na ocenę skutków podatkowych wpływ mogą mieć również ustalenia między pracodawcą i pracownikiem w zakresie używania sprzętu do celów prywatnych, w szczególności kwestie związane z wzajemnymi rozliczeniami i pokrywaniem przez pracownika części/całości kosztów związanych z takim sposobem użytkowania powierzonego sprzętu.

Wyraźne rozdzielenie obu form wykorzystywania urządzeń należących do pracodawcy może być kłopotliwe. Wynika to przede wszystkim z trudności w ocenie, kiedy sprzęt jest jeszcze wykorzystywany dla celów prywatnych, a kiedy już dla celów osobistych pracownika. Z tym wiążą się natomiast problemy związane z udowodnieniem takiego czy innego korzystania z urządzeń przez pracowników, jak również możliwością dokonania rzetelnej kontroli i weryfikacji przez organy podatkowe sposobu korzystania ze sprzętu służbowego. To zaś może przekładać się na trudności w ustaleniu wartości przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, a w konsekwencji może prowadzić do sporów z organami podatkowymi w tym zakresie. Z tej perspektywy kwestią kluczową pozostaje właściwe dokumentowanie korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych.

opracowała Ewa Matyszewska

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).