Jak pracodawca powinien rozliczyć zatrudnione osoby na druku PIT-40

Osoby, które w 2011 r. pracowały w jednej firmie, mogą rozliczyć się z fiskusem za pośrednictwem zakładu pracy. Każdy, kto chce skorzystać z tego sposobu, musiał o tym zdecydować na początku roku. Pracodawca wypełnia za pracownika PIT-40 - roczne obliczenie podatku tylko wtedy, gdy do 10 stycznia (w rozliczeniu za 2011 r. do 10 stycznia 2012 r.) otrzymał od podwładnego PIT-12. Jest to oświadczenie dla celów dokonania rocznego podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w danym roku.

Uprawnienia z ustawy

Z możliwości rozliczenia dochodów rocznych za pośrednictwem płatnika mogą skorzystać podatnicy, którzy w danym roku byli zatrudnieni na umowę o pracę, otrzymywali emerytury lub renty z zagranicy za pośrednictwem płatnika, byli tymczasowo aresztowani lub skazani, otrzymywali świadczenia integracyjne lub stypendia, byli członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną.

W wypełnianym PIT-12 poza danymi identyfikacyjnymi podatnik musiał oświadczyć, że:

● poza dochodami uzyskanymi od tego płatnika nie uzyskał innych dochodów (z wyjątkiem dochodów ze sprzedaży nieruchomości, innych opodatkowanych stawką zryczałtowaną czy dochodów rozliczanych w PIT-38);

● nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem odliczenia składek ZUS, zwrotu nienależnie pobranych świadczeń;

● nie korzysta z możliwości wspólnego opodatkowania małżonków lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko;

● nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne zwróconej przez tego płatnika.

Jeśli pracownik w ubiegłym roku poniósł wydatki na dojazdy do pracy w wysokości wyższej niż zryczałtowane koszty pracownicze i posiada na potwierdzenie tego faktu imienne bilety okresowe, w oświadczeniu PIT-12 mógł poprosić szefa o uwzględnienie tych sum w rocznym obliczeniu podatku. Konieczne będzie tylko wpisanie kwoty, która ma pomniejszyć przychód pracownika.

Dane w PIT-40

Pracodawca, który otrzymał od pracownika PIT-12, musi wypełnić PIT-40. Roczne obliczenie podatku trzeba przygotować do końca lutego roku następującego po roku podatkowym i w tym samym terminie przekazać pracownikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu. W 2012 roku 29 lutego wypada w środę. Tego dnia najpóźniej płatnik musi wypełnić i wysłać PIT-40.

Gdy podatnik zmienił miejsce zamieszkania w trakcie roku podatkowego, płatnik jest zobowiązany przesłać deklarację do organu podatkowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku.

Mimo że rozliczenia rocznego na PIT-40 dokonuje płatnik, podatnik nie zwalnia się z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenie z fiskusem. Oświadczenie PIT-12 jest traktowane na równi z zeznaniem i przez jego złożenie pracownik sam deklaruje, po analizie swojej sytuacji, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia podatku.

Koszty podatkowe

W PIT-40 pracodawca uwzględni koszty uzyskania przychodów. Przy dokonywaniu rocznego obliczenia podatku płatnik:

1) uwzględnia koszty za dojazdy pracownika w wysokości faktycznie poniesionych,

2) odlicza od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne,

3) na wniosek podatnika odlicza od dochodu:

- zwrócone płatnikowi świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, - jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek,

4) odlicza od podatku kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w roku podatkowym ze środków podatnika,

5) dolicza do podatku obliczonego zgodnie ze skalą PIT otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez płatnika jest podatkiem dochodowym należnym od pracownika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym.

Skutki rozliczenia

Po wypełnieniu PIT-40 może się okazać, że pracownik powinien dopłacić PIT lub wpłacił za dużo w formie zaliczek. Ustawa o PIT wskazuje, co w takich sytuacjach zrobić.

Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Gdy z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji.

Osoby, za które szef wypełni PIT-40, nie będą mogły skorzystać z żadnej ulgi podatkowej. Nie mają też prawa do przekazania 1 proc. podatku dla organizacji pożytku publicznego.

Bez ulg i 1 proc.

Podatnik, który chciałby wesprzeć częścią swojego podatku organizację pożytku publicznego, musi złożyć zeznanie roczne indywidualnie.

Trzeba bowiem podkreślić, że wypełnienie PIT-40 przez pracodawcę nie zamyka podatnikowi drogi do samodzielnego rozliczenia z fiskusem. Jeśli podatnik mimo wypełnienia PIT-40 przez płatnika będzie chciał sam złożyć zeznanie, bo np. chce uwzględnić w nim ulgę lub przekazać 1 proc. podatku, będzie mógł do 30 kwietnia 2012 r. złożyć indywidualne zeznanie roczne. Przy rozliczeniu dochodów z pracy będzie to PIT-37. Wtedy deklaracja podatnika zastąpi rozliczenie płatnika PIT-40.

29 lutego 2012 r. jest ostatnim dniem na wystawienie i przesłanie PIT-40 za 2011 r.

@RY1@i02/2012/025/i02.2012.025.18300140a.806.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/025/i02.2012.025.18300140a.807.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/025/i02.2012.025.18300140a.808.jpg@RY2@

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).