Jak dokonać rocznego rozliczenia podatku w PIT-40

Roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym PIT-40 sporządzają płatnicy. Warunkiem koniecznym do rocznego rozliczenia przez płatnika jest złożenie mu przed 10 stycznia następnego roku podatkowego, za który dokonywane jest rozliczenie, oświadczenia na druku PIT-12. Rozliczenie PIT za pośrednictwem płatnika jest na pewno dużym ułatwieniem dla podatników. Trzeba jednak pamiętać, że nie dla wszystkich będzie ono opłacalne. Płatnik, który wypełnia PIT-40, nie uwzględni w nim żadnych ulg podatkowych. W rozliczeniu za 2008 rok płatnik po raz ostatni w PIT-40 uwzględni ulgę na dziecko, jeśli podatnik go o to poprosił w odrębnym wniosku, składanym razem z PIT-12.

Podatnicy, którzy w danym roku podatkowym byli zatrudnieni na umowę o pracę, otrzymywali emerytury lub renty z zagranicy za pośrednictwem płatnika, byli tymczasowo aresztowani lub skazani, otrzymywali świadczenia integracyjne lub stypendia, byli członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, mogą skorzystać z możliwości rozliczenia dochodów rocznych za pośrednictwem płatnika. W tym celu przed 10 stycznia roku następującego po roku, którego rozliczenie dotyczy, należy płatnikowi przedstawić oświadczenie na formularzu PIT-12 dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego.

Złożenie oświadczenia PIT-12 oznacza, że płatnik przygotowuje dla pracownika zeznanie roczne na druku PIT-40. Zeznanie to musi być przygotowane przez pracodawcę do końca lutego roku następującego po roku podatkowym i w tym samym terminie przekazany pracownikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu. Rozliczenie podatku - niedopłata lub nadpłata jest dokonywane bezpośrednio przez pracodawcę i pracownik nie musi w tym celu udawać się do urzędu skarbowego. Deklaracja PIT-40 powinna zostać złożona do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. W przypadku gdy podatnik zmienił miejsce zamieszkania w trakcie roku podatkowego, płatnik jest zobowiązany przesłać deklarację do organu podatkowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku podatkowego.

Tu warto zwrócić uwagę, że mimo iż rozliczenia rocznego na PIT-40 dokonuje płatnik, podatnik nie zwalnia się tym samym z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenie z fiskusem. Oświadczenie PIT-12 jest traktowane na równi z zeznaniem i poprzez jego złożenie pracownik sam deklaruje, po analizie swojej sytuacji podatkowej, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia podatku.

Obowiązek sporządzenia PIT-40 przez płatnika wynika z art. 37 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7 ustawy o PIT, złoży płatnikowi przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru - PIT-12, które traktuje się na równi z zeznaniem, płatnik jest zobowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach obowiązującej progresywnej skali PIT, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Warto wiedzieć, że przy dokonywaniu rocznego obliczenia podatku płatnik:

uwzględnia koszty za dojazdy pracownika w wysokości faktycznie poniesionych,

odlicza od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne,

na wniosek podatnika odlicza od dochodu:

- zwrócone płatnikowi świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy - jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek,

odlicza od podatku kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w roku podatkowym ze środków podatnika,

dolicza do podatku obliczonego zgodnie ze skalą PIT otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez płatnika jest podatkiem dochodowym należnym od podatnika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym.

Roczne obliczenie podatku płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników o ograniczonym obowiązku podatkowym w Polsce, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji.

Na sporządzenie PIT-40 płatnikom zostało już niewiele czasu. Najpóźniej 2 marca 2009 r. muszą sporządzić PIT-40 za 2008 rok. Normalnie termin ten przypada ostatniego lutego. Jednak w związku z tym, że w tym roku ostatni dzień lutego wypada w niedzielę, termin ustawowy przesuwa się. Zgodnie bowiem z zasadami ustalania terminów podatkowych przewidzianych w Ordynacji podatkowej, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej płatnik zobowiązany jest do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Za prawidłowe wykonanie tych czynności płatnik ponosi odpowiedzialność wobec organów podatkowych.

Jeśli podatnik przy rocznym rozliczeniu z fiskusem korzysta z pośrednictwa płatnik, jest on chroniony przed ryzykiem popełnienia błędów przy samodzielnym sporządzaniu rocznego zeznania. Dodatkowo, upoważniając pracodawcę do rozliczenia podatku, pracownicy są uwolnieni od konieczności dalszego wypełniania jakichkolwiek formalności, jak również unikają tradycyjnego tłoku w urzędach skarbowych w ostatnich dniach składania zeznań.

Warto jednak wiedzieć, że w sytuacji gdy płatnik sporządzi za podatnika roczne obliczenie podatku, nie oznacza to automatycznej utraty prawa do samodzielnego rozliczenia z fiskusem. Jeśli podatnik dojdzie do wniosku, że chce wypełnić PIT indywidualnie, bo np. okazało się, że może skorzystać z jakiejś ulgi podatkowej może złożyć samodzielnie zeznanie podatkowe. Wtedy deklaracja indywidualna zastąpi PIT-40 sporządzony przez płatnika.

W praktyce może się też zdarzyć, że mimo rozliczenia za pośrednictwem płatnika podatnik będzie musiał złożyć zeznanie samodzielnie. Będzie tak wtedy, gdy np. okaże się, że pracownik nie miał prawa do rozliczenia przez pracodawcę w PIT-40, bo osiągał inne dochody. Wtedy podatnik w zależności od źródła uzyskania przychodów powinien złożyć zeznanie roczne samodzielnie.

Podsumowując kwestię odpowiedzialności, trzeba podkreślić, że podatnik ponosi odpowiedzialność za złożenie nieprawdziwych danych w PIT-12. Pracownik powinien zdążyć z indywidualnym rocznym rozliczeniem podatkowym do 30 kwietnia 2009 r. (rozliczenie PIT za 2008 rok).

Generalną zasadą jest, że płatnik sporządzający za podatnika PIT-40 nie uwzględnia w nim - poza składkami ubezpieczeniowymi - żadnych ulg i odliczeń. Wyjątkiem jest jednak ulga na dziecko. Od rozliczenia PIT za 2007 rok płatnik może w PIT-40 uwzględnić ulgę prorodzinną, jeśli podatnik razem z PIT-12 złożył mu oddzielne oświadczenie, że prosi o uwzględnienie ulgi na dziecko. W oświadczeniu takim podatnik podaje, ile dzieci posiada i w jakiej wysokości przysługuje mu ulga na dziecko, odliczana od podatku. Jednak uwaga: płatnik w PIT-40 ulgę na dziecko uwzględni po raz ostatni w rozliczeniu PIT za 2008 rok.

Od rozliczenia za 2009 rok podatnicy, którzy dotąd korzystali z ulgi rodzinnej a jednocześnie pozostawiali rozliczenie płatnikowi, będą musieli - o ile zechcą skorzystać z ulgi - samodzielnie się rozliczyć w ustawowym terminie.

Należy pamiętać, że ulga jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, stąd musi on wykonać pewien wysiłek, aby skorzystać z dobrodziejstwa preferencji podatkowej. Podatnik chcący skorzystać z ulgi prorodzinnej w rozliczeniu za 2009 rok będzie sam zobligowany do złożenia zeznania podatkowego i będzie musiał zadbać o to, aby skorzystać z benefitu.

Skoro znamy już zasady wypełnienia PIT-40 za płatnika, przejdźmy do poszczególnych rubryk tego formularza.

Składa się on z trzech stron i 89 pozycji.

Płatnik, rozpoczynając wypełnianie PIT-40, powinien zacząć od wpisania swojego NIP w poz. 1. Następnie trzeba określić, za jaki okres roczne obliczenie podatku jest sporządzane, podając rok. Na te dane przeznaczona jest pozycja 4.

Teraz płatnik musi przejść do części A PIT-40. W tym miejscu (poz. 5-6) trzeba podać urząd skarbowy, do którego adresowany jest formularz, oraz cel jego złożenia. Do wyboru będzie tu złożenie formularza bądź jej korekta. Warto dodać, że płatnik zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej ma prawo skorygować złożoną deklarację. Musi tylko pamiętać, że do korekty trzeba dołączyć pisemne uzasadnienie przyczyn korekty (patrz wzór uzasadnienia przyczyn korekty).

Teraz część B poświęcona danym płatnika. Uzupełnienie poszczególnych rubryk będzie zależało od tego, czy płatnik jest osobą fizyczną czy nie. W poz. 7-18 płatnik wpisuje: rodzaj płatnika poprzez zaznaczenie odpowiedniego kwadratu, pełną nazwę firmy, REGON lub imię, nazwisko, datę uroczenia i PESEL, adres siedziby bądź zamieszkania.

Następna część C dotyczy danych podatnika. Trzeba tu wpisać: NIP, nazwisko, imię, datę urodzenia, PESEL oraz adres zamieszkania.

Dochodzimy teraz do części D, w której trzeba podać informacje o załącznikach, jakie do PIT-40 są dołączane. Płatnik do PIT-40 może dołączyć po pierwsze, NIP-3, gdy jest zobowiązany do przekazania naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenia identyfikacyjnego podatnika (patrz ramka: zgłoszenie NIP przez płatnika). Po drugie, płatnik może do PIT-40 dołączyć PIT-R - informację o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich.

W części E płatnik musi podać informacje o kosztach uzyskania przychodu - zaznaczając odpowiedni kwadrat - z tytułu: jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych); jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy; z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych); z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych) podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy; na podstawie wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie biletami okresowymi.

Część F PIT-40 jest najobszerniejsza, bo poświęcone są jej poz. 37-67. W tej części płatnik musi wpisać dochody podatnika oraz pobrane zaliczki. Wpisywanie dochodów podatnika podzielone jest tu na poszczególne źródła przychodów: należności ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy; należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego; emerytury - renty zagraniczne; należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym; przychody z osobiście wykonywanej działalności gospodarczej, w tym z umowy zlecenia i o dzieło; prawa autorskie i inne prawa pokrewne; inne źródła. Przychód z wymienionych źródeł wpisuje się w poz.: 37, 41, 43, 46, 49, 52, 56, 60.

Koszty uzyskania przychodów wpisuje się w poz.: 38, 42, 53, 57, 61.

Na wpisanie dochodu (przychód minus koszty) poświęcone są poz.: 39, 44, 47, 50, 54, 58, 62.

Zaliczki pobrane przez płatnika wpisuje się w poz.: 40, 45, 48, 51, 55, 59, 63. W sytuacji gdy podatnik mimo złożonego oświadczenia PIT-12 złoży w urzędzie skarbowym PIT-37 albo PIT-36, do zeznania tego przenosi kwotę zaliczki odpowiednio pomniejszoną o kwotę z poz. 84, jeśli z rocznego obliczenia podatku PIT-40 wynika nadpłata, albo powiększoną o kwotę z poz. 83, jeśli z rocznego odliczenia podatku PIT-40 wynika kwota do zapłaty.

I zostają pozycje na podsumowanie. Sumę przychodów wpisuje się w poz. 64, kosztów w poz. 65, dochodów w poz. 66 i zaliczek w poz. 67.

Część G PIT-40 to odliczenia od dochodu. W poz. 68 płatnik wpisuje składki na ubezpieczenie społeczne. Składki zagraniczne wpisuje się w poz. 69. Na wpisanie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń przeznaczona jest poz. 70.

Kolejna rubryka przeznaczona jest na odliczenie od dochodu niewymienione w poz. 68 i 70. W poz. 71 trzeba podać rodzaj odliczenia, a w poz. 72 kwotę. Pozycje 71 i 72 należy wypełnić, w sytuacji gdy obowiązujące przepisy przewidują pomniejszenie przez płatnika dochodu do opodatkowania o kwoty inne niż wymienione w poz. 68 i 70, odpowiednio poz. 80 i 81 - jeżeli obowiązujące przepisy przewidują pomniejszenie przez płatnika podatku o kwotę inną niż wymienioną w poz. 77 (np. w rozliczeniu za 2008 rok pomniejszenie o kwotę ulgi na dzieci wykazanej przez podatnika w złożonym płatnikowi oświadczeniu).

Co istotne, suma kwot z poz. 68, 70 i 72 nie może przekroczyć kwoty z poz. 66, czyli sumy dochodów.

Część H służy obliczeniu podatku należnego. W poz. 73 trzeba wpisać podstawę obliczenia podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych. Od kwoty z poz. 66 - dochód należy odjąć sumę kwot z poz. 68, 70 i 72 - odliczenia od dochodu. W poz. 74 trzeba wpisać obliczony podatek zgodnie z art. 27 ustawy o PIT. Podatek oblicza się od podstawy opodatkowania wykazanej w poz. 73. Jeżeli wynik jest liczbą ujemną, należy wpisać 0. W poz. 75 płatnik wpisuje doliczenie do podatku. W poz. 76 podaje się podatek. Aby obliczyć jego wysokość do kwoty z poz. 74, należy dodać kwotę z poz. 75. To była część H.1.

Teraz część H.2. W tym miejscy należy podać odliczenia od podatku. W poz. 77 wpisuje się wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne. W poz. 78 jest miejsce na wpisanie składek zdrowotnych, ale zapłaconych za granicą. Pozycja 79 służy wpisaniu kwoty składek z poz. 77, możliwej do odliczenia w roku podatkowym. Wpisuje się kwotę z poz. 77, nie więcej jednak niż kwota podatku z poz. 76. W poz. 81 wpisuje się kwotę innych odliczeń od podatku niewymienionych w poz. 77. Tu w rozliczeniu za 2008 rok płatnik po raz ostatni może podać np. ulgę na dziecko. W poz. 80 trzeba podać rodzaj tego innego odliczenia od podatku.

Suma kwot z poz. 79 i 81 nie może przekroczyć kwoty podatku z poz. 76.

Część H.3. to część poświęcona podatkowi należnemu. W poz. 82 płatnik wpisuje podatek należny po zaokrągleniu do pełnych złotych. Od kwoty z poz. 76 należy odjąć sumę kwot z poz. 79 i 81. Pozycja 83 przeznaczona jest na podanie różnicy pomiędzy podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika. Tu podaje się kwotę podatku do zapłaty. Od kwoty z poz. 82 należy odjąć kwotę z poz. 67. Jeżeli różnica jest liczbą ujemną, należy wpisać 0.

Warto tu dodać, że różnicę pomiędzy podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika pobiera się z dochodu za marzec roku następującego po roku podatkowym. Różnicę tę na wniosek podatnika płatnik może pobrać z dochodu za kwiecień roku następującego po roku podatkowym. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub lutym roku następującego po roku podatkowym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka.

Ostatnia pozycja tej części - 84 to miejsce na wpisanie różnicy pomiędzy sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnym. Tu wpisuje się więc nadpłatę podatku, którą należy obliczyć poprzez odjęcie od kwoty z poz. 67 kwotę z poz. 82. Jeżeli różnica jest kwotą ujemną, wpisuje się 0. Tu też jeszcze jedna informacja: różnicę pomiędzy sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnym zalicza się na poczet zaliczki należnej za marzec roku następującego po roku podatkowym, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, zwraca się ją podatnikowi w gotówce.

Część I to oświadczenie płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku / pełnomocnika płatnika o znajomości przepisów kodeksu karnego skarbowego w zakresie odpowiedzialności za uchybienie obowiązkom płatnika. W tej części płatnik lub osoba wyznaczona wpisują swoje imię, nazwisko i podpisują się.

W części J urząd skarbowy może zamieścić swoje adnotacje. Płatnik nie ma obowiązku wypełniania tej części.

Do faktu, że w PIT-40 płatnik nie uwzględnia ulg podatkowych przysługujących podatnikowi, praktycznie, każdy kto korzysta z tej możliwości, już się przyzwyczaił. Ale to niejedyne ograniczenie. Podatnik, który zdecyduje się na rozliczenie za pośrednictwem płatnika, musi wiedzieć, że w PIT-40 płatnik nie ma możliwości wskazania za podatnika jednej organizacji pożytku publicznego, dla której podatnik mógłby przekazać 1 proc. swojego podatku.

Podatnik, który chciałby wesprzeć częścią swojego podatku organizację pożytku publicznego musi zeznanie roczne złożyć indywidualnie.

Sposób złożenia PIT

Płatnik, który sporządzi PIT-40, musi go przekazać zarówno podatnikowi, jak i właściwemu dla podatnika urzędowi skarbowemu. Sposobów - podobnie, jak przy samodzielnym wysyłaniu PIT - na dostarczenie PIT, płatnicy mają co najmniej kilka.

Deklarację można złożyć w urzędzie skarbowym osobiście, jak i przekazać ją podatnikowi osobiście, np. prosząc podatnika o jej odebranie w firmie.

Płatnicy mogą również wysłać PIT-40 pocztą. Warto to zrobić listem poleconym. Datą złożenia formularza jest wtedy data stempla pocztowego. Wyjątkiem będzie wysłanie rocznego zeznania za pośrednictwem poczty zagranicznej lub innego operatora niż Poczta Polska. W takim przypadku datą złożenia zeznania rocznego będzie data wpływu pisma do urzędu.

Kolejnym sposobem jest składanie zeznań poprzez urządzenia przyjmujące korespondencję od podatników. W wielu urzędach skarbowych w całej Polsce funkcjonują tzw. urzędomaty. Są to specjalne skrzynki, do których należy złożyć PIT-40. Urządzenie wyda potwierdzenie przyjęcia pisma.

Ostatnim sposobem na złożenie zeznania jest wysłanie go za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W rozliczeniu za 2008 rok płatnicy mogą już przesyłać PIT-y do urzędów drogą elektroniczną.

PIT-40 za okres od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. płatnicy mogą przesłać do urzędu drogą elektroniczną. Organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej, złożenie deklaracji lub podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,

jeden podpis elektroniczny.

Podatnik lub płatnik zamierzający składać deklaracje w formie elektronicznej:

zawiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników oraz

wskazuje osobę lub osoby upoważnione do składania deklaracji w tej formie i podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym.

Podatnik lub osoba upoważniona składa za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgłoszenie upoważnienia. Deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej po potwierdzeniu zgodności danych zawartych w zawiadomieniu z danymi podanymi w zgłoszeniu. Potwierdzenie następuje w formie zaświadczenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego w terminie miesiąca od dnia złożenia zgłoszenia. Zaświadczenie może być także wydane w formie elektronicznej.

Pracodawcy - płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych są zobowiązani do sporządzenia i złożenia rozliczenia PIT-40 jedynie w ściśle określonych sytuacjach

Jeżeli podatnik spełnia warunki wymagane dla dokonania rozliczenia rocznego za pomocą formularza PIT-40, podatek należny wykazany w rozliczeniu sporządzonym przez płatnika stanowi roczne zobowiązanie podatkowe, chyba że naczelnik urzędu skarbowego określi inną wysokość zobowiązania. Taka zmiana zobowiązania podatkowego jest jednak możliwa jedynie poprzez wydanie przez naczelnika urzędu skarbowego decyzji podatkowej w tym zakresie.

Płatnik jest również zobowiązany do właściwego rozliczenia z podatnikiem kwot wykazanych w ramach rozliczenia PIT-40. Kwotę do zapłaty wynikającą z rozliczenia pobiera się z dochodu za marzec lub - na wniosek podatnika - z dochodu za kwiecień roku, w którym sporządzane jest rozliczenie. Pobraną kwotę płatnicy wpłacają na rachunek właściwego urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki podatnika należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik powinien zwrócić ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym oraz wykazuje w deklaracji.

Oczywiście w praktyce mogą zdarzyć się sytuacje popełnienia błędów w PIT-40. W takim przypadku pracodawca, który popełnił błąd, powinien skorygować takie rozliczenie. Następnie, podobnie jak w przypadku pierwotnego dokumentu, przekazać je podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu. Wraz z korektą rozliczenia PIT-40 pracodawca powinien złożyć do urzędu skarbowego pisemne wyjaśnienie przyczyny korekty.

W niektórych przypadkach błędne zeznanie może skorygować również sam urząd skarbowy. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, jeżeli organ podatkowy uzna, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe, inne oczywiste omyłki lub że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, w zależności od charakteru i zakresu uchybień może ją skorygować. Jednak organ podatkowy może samodzielnie dokonać stosownych poprawek lub uzupełnień, jedynie w przypadku gdy zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 1 tys. zł. W innych przypadkach organ podatkowy powinien zwrócić się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień. Jednocześnie powinien wskazać przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji budzą wątpliwość.

W odniesieniu do korekty dokonanej samodzielnie przez organ podatkowy można wnieść sprzeciw do organu, który jej dokonał, w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji. Wniesienie sprzeciwu anuluje korektę.