Jak prawidłowo rozliczać rozmowy telefoniczne ze służbowych aparatów

W wyniku przeprowadzonego audytu wewnętrznego zakwestionowano rozliczanie rozmów telefonicznych ze służbowych telefonów komórkowych. Na podstawie obowiązujących ustnych procedur pracownik przejmujący odpowiedzialność materialną za powierzony mu telefon komórkowy był każdorazowo informowany o możliwości wykorzystywania urządzenia wyłącznie do celów służbowych. Weryfikacja merytoryczna otrzymywanych faktur telefonicznych przez dyrektora centrum potwierdziła użytkowanie telefonów zgodnie z procedurami, tj. tylko do celów służbowych. Czy rozmowy telefoniczne wykonywane przez pracowników ze służbowych telefonów i wyłącznie w celach służbowych powinny stanowić przychód dla tych pracowników.

W przypadku udostępnienia telefonów komórkowych tylko do celów związanych z pracą i faktycznym wykorzystaniem tych aparatów wyłącznie do celów służbowych nie sposób uznać, że pracownicy uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Pracownicy ci uzyskiwaliby nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia, gdyby korzystali z telefonów dla celów prywatnych, natomiast centrum ponosiłoby koszty takiego korzystania w całości lub w części.

W sytuacji:

● gdy telefon służbowy wykorzystywany jest jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym) - wydatki ponoszone przez podatnika (w naszym przypadku centrum), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z nieodpłatnych świadczeń;

● gdy telefon służbowy służy osobistej korzyści pracownika i realizacji jego prywatnych celów - wydatki ponoszone przez podatnika (w naszym przypadku centrum), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, stanowią przychód pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tak uważa dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 18 sierpnia 2011 r. (nr IBPBII/1/415-528/11/ŚS).

Za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia

Ewa Matuszewska

 ewa.matyszewska@infor.pl

Art. 9, 10, 11, 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).