Poczęstunek w ramach prezentacji można zaliczyć do kosztów

Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej w zakresie handlu sprzętem sportowym. W ramach działalności urządza pokazy sprzętu dla potencjalnych klientów oraz różnego rodzaju prezentacje. W związku z tym kupuje napoje, słodycze, drobne poczęstunki dla klientów. Czasami rozmowy z klientami prowadzi w restauracji, co pociąga za sobą określone koszty. Czy wydatki tego rodzaju, tj. zakupy napojów (kawa, herbata, soki), słodyczy oraz usług gastronomicznych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów?

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

● pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

● nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

● być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika i ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.

Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Wydatki obejmujące koszty posiłku (np. obiadu lub kolacji) w restauracji w czasie spotkań z kontrahentami mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Natomiast wydatki na napoje (kawa, herbata, soki), słodycze podczas spotkań z potencjalnymi klientami nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów utrzymywanych przez firmę, jednak jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podatniczka może zatem zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2011 r. (nr IPPB1/415-1054/10-4/ES).

Oprac. Ewa Matyszewska