Jak wypłacić wynagrodzenie po zmarłym pracowniku

Firma, wypłacając należności po zmarłym pracowniku jego współmałżonkowi, pobiera zaliczkę na PIT, ale nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodów.

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Świadczenia przysługujące pracownikowi, niewypłacone do dnia jego śmierci, przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Jeśli brak takich osób, prawa te wchodzą do spadku.

W razie gdy wynagrodzenie (np. pensję, niewypłacony ekwiwalent urlopowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe) należne zmarłemu pracownikowi firma wypłaca współmałżonkowi, to taka wypłata jest dla niego przychodem z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT; t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Zakład pracy zmarłego pracownika jako płatnik pobiera i odprowadza od tego przychodu zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT. Zaliczkę należy pobrać w wysokości 18 proc. należności, jednak niepomniejszoną o koszty uzyskania przychodów. Przepis art. 22 ust. 9 ustawy o PIT nie przewiduje takich kosztów w odniesieniu do wybranych wypłat należności z praw majątkowych (por. m.in.: interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 18 listopada 2008 r.; sygn. ITPB2/415-830/08/ENB).

Naliczanie kosztów przy obliczaniu zaliczki od takich wypłat to jeden z błędów popełnianych w praktyce. Kolejny polega na tym, że niektóre firmy źle zaliczają wypłacone z tego tytułu należności do swoich kosztów podatkowych. Wynagrodzenie wypłacone po zmarłym pracowniku współmałżonkowi nie jest przychodem ze stosunku pracy (tylko z praw majątkowych). Z tego względu jest kosztem podatkowym firmy nie w miesiącu, za który jest należne, tylko w dacie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji na rzecz uprawnionych członków rodziny (odpowiednio: art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

Po zakończeniu roku firma ma obowiązek uwzględnić wypłacone wynagrodzenia po zmarłym pracowniku w deklaracji PIT-4R (składanej w urzędzie skarbowym do 31 stycznia 2013 r.) oraz w informacji PIT-11 (przekazywanej do 28 lutego 2013 r. współmałżonkowi zmarłego pracownika oraz właściwemu dla jego miejsca zamieszkania urzędowi skarbowemu).

18 proc. zaliczka na PIT od wypłaconej należności po śmierci pracownika jego współmałżonkowi

Joanna Nowicka

joanna.nowicka@infor.pl