Jak ująć inwentaryzację w księgach rachunkowych

Różnice inwentaryzacyjne powinny być rozliczone w księgach rachunkowych tego roku, którego dotyczyła inwentaryzacja. Jej celem jest przecież urealnienie ksiąg do stanu rzeczywistego. Zatem chodzi o odzwierciedlenie w księgach, że pewnych aktywów jest mniej lub więcej, a przede wszystkim wyjaśnienie, co było przyczyną rozbieżności i rozliczenie ich we właściwy sposób. Tabela obok pokazuje sposób ujęcia w księgach rachunkowych, ale pamiętać należy, że osobą właściwą do podjęcia decyzji w sprawie różnic jest kierownik jednostki. Komisja inwentaryzacyjna zbiera dane od osób materialnie odpowiedzialnych i innych osób, które mogą udzielić wskazówek dotyczących różnic, wyjaśnia ich przyczyny i proponuje sposób rozliczenia. Jest on konsultowany z głównym księgowym, a czasem z radcą prawnym. Przypomnijmy też, że to komisja inwentaryzacyjna w celu wyjaśnienia różnic:

• przeprowadza rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zapasy oraz środki trwałe spisywane i sporządza z ich przebiegu protokół, a także uzyskuje od osoby odpowiedzialnej pisemne wyjaśnienie przyczyn różnicy,
• zbiera od innych pracowników dodatkowe informacje o przyczynach różnic,
• korzysta z danych zawartych w dowodach źródłowych i ewidencji księgowej, zlecając w razie potrzeby ich sprawdzenie,
• decyduje o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu z natury bądź powtórzeniu go na danym polu spisowym w całości w razie trudności ustalenia przyczyn powstania różnic, a zarazem stwierdzenia uchybień w przebiegu spisu, zastrzeżeń, co do poprawności i obiektywizmu ustaleń, a także w przypadku odmowy podpisania arkusza spisowego przez osobę odpowiedzialną z jednoczesnym wskazaniem powodów tej odmowy.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych może wywoływać skutki dotyczące nie tylko rachunkowości, lecz także podatku dochodowego i VAT. W przypadku obciążenia pracowników lub innych osób może też nieść konsekwencje w zakresie prawa pracy czy cywilnego.