Jak zinwentaryzować środki trwałe

supervisor w dziale audytu firmy Deloitte

Liczenie, z wyłączeniem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, powinno odbyć się drogą spisu z natury. Grunty, budynki i budowle podlegają inwentaryzacji w sposób określony w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości. Spis obejmuje wszystkie składniki majątku zaliczone przez jednostkę do środków trwałych, w tym wyposażenie, także to ewidencjonowane tylko ilościowo. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Jednostka powinna więc przygotować:

● instrukcję inwentaryzacyjną opisującą zasady przeprowadzenia spisu,

● zarządzenie kierownika jednostki (który jest osobą odpowiedzialną za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji) powołujące komisję inwentaryzacyjną (wraz z wyznaczeniem jej przewodniczącego) oraz zespoły spisowe,

● harmonogram inwentaryzacji,

● arkusze, na których spisywane będą poszczególne środki trwałe, do przekazania zespołom spisowym.

Po zapoznaniu się pracowników z instrukcją inwentaryzacyjną, a przed rozpoczęciem spisu warto przeprowadzić krótkie szkolenie pracowników. Inwentaryzacja ma charakter ilościowy, ale osoby uczestniczące w spisie powinny identyfikować uszkodzone lub niezdatne do użytku elementy majątku. Po zakończeniu spisu należy wyjaśnić wszelkie stwierdzone różnice (uzyskując pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych) oraz sporządzić protokół z zestawieniem pozostających różnic inwentaryzacyjnych. Protokół zatwierdza kierownik jednostki.

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).