Czy potwierdzenia sald zobowiązań można dokonać elektronicznie

biegły rewident, menedżer w dziale usług księgowych Mazars

Podstawowym zadaniem rachunkowości jest przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz osiągniętego przez nią wyniku finansowego w sposób rzetelny i jasny. Aby sprostać tym wymogom, na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja, w zależności od rodzaju pozycji bilansowej, może być przeprowadzona drogą spisu z natury, uzgodnienia i potwierdzenia sald lub weryfikacji stanu aktywów i pasywów wynikającego z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi. Metoda potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów oświadczeń o wartościowym stanie wzajemnych rozrachunków wynikającym z ewidencji księgowej, a w przypadku ewentualnych różnic także ich wyjaśnieniu i rozliczeniu. Należy tutaj podkreślić, że ustawa obliguje do potwierdzenia sald jedynie w przypadku należności, natomiast potwierdzenie wysokości zobowiązań jest w świetle ustawy dobrowolne. Kontrahent wezwany do potwierdzenia salda powinien potwierdzić zgodność wykazanych kwot lub zgłosić zastrzeżenia. Ustawa nie definiuje samej formy potwierdzenia, wskazując jedynie, że ma być wiarygodne, tak więc każdy sposób potwierdzenia sald jest prawidłowy. Najczęściej stosowaną w praktyce formą potwierdzenia jest droga pisemna za pośrednictwem poczty, jednak możliwe jest także potwierdzenie drogą elektroniczną pod pewnymi warunkami. Konieczne jest wtedy zachowanie wszystkich elementów właściwych potwierdzeniu papierowemu, a także zabezpieczenie - poprzez odpowiedni wydruk bądź archiwizację elektroniczną - potwierdzenia nadania i otrzymania e-maila zawierającego prośbę o potwierdzenia salda, łącznie z danymi dotyczącymi skrzynki nadawczej wysyłającego (czy potwierdzenia dokonała osoba upoważniona), datą i godziną potwierdzenia.

ap

Art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).