Gdzie przechowywać dokumenty

ekspert w Auxilium

10 kwietnia 2010 r. weszły w życie zmiany dotyczące zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nowelizacji uległ m.in. art. 11 ustawy o rachunkowości, określający miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dotychczas art. 11 ust. 3 wskazywał, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone na terytorium Polski poza siedzibą jednostki albo oddziału m.in. w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi wykonującemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wielokrotnie wskazywano, że przepis ten nie może być przestrzegany np. przez spółki córki zagranicznych koncernów. Podnoszono też, że dotychczasowe uregulowanie ograniczało swobodę po stronie usługobiorcy, uniemożliwiając polskiej jednostce powierzenie prowadzenia ksiąg podmiotowi działającemu za granicą. Z nowego brzmienia tego przepisu wynika, że jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług w RP. Oznacza to, że księgi rachunkowe mogą być prowadzone, a także przechowywane poza Polską. Zmieniony art.11 ustawy o rachunkowości określa, że księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę. Zniesiono obowiązek prowadzenia ksiąg w siedzibie jednostki traktowanej dotychczas jako podstawowe miejsce prowadzenia ksiąg. Dodano też art. 11a określający obowiązki kierownika jednostki, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu. Ustawodawca doprecyzował także kwestie zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi organom zewnętrznym. Po nowelizacji udostępnienie to ma następować w stosunku do organów kontroli zewnętrznej i organów nadzoru. Zapewnienie dostępności może nastąpić w siedzibie jednostki lub miejscu sprawowania zarządu albo innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

(AP)

Art. 11 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1223 z późn. zm.).