Jak ująć w bilansie nadpłatę

kierownik projektu, Rödl & Partner

W praktyce gospodarczej w przypadku rozliczeń z kontrahentami niejednokrotnie zdarza się, że nasz klient, regulując swoje zobowiązanie, przekazuje nam na rachunek bankowy kwotę wyższą od widniejącej na dokumencie sprzedaży bądź np. omyłkowo zostanie przelana na nasze konto dwukrotna zapłata za jedną i tę samą fakturę. Tym samym powstaje u nas nadpłata.

Ewidencja wyżej opisanych operacji prowadzona jest na koncie zespołu 2 - Rozrachunki z odbiorcami. Konto to zazwyczaj wykazuje saldo Wn. Saldo Ma będzie oznaczało m.in. zobowiązanie wobec odbiorców z tytułu nadpłat.

Nadpłaty należności (saldo Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami) wykazywane powinny być w bilansie po stronie pasywów jako krótkoterminowe zobowiązanie w pozycji B.III.2i - Inne zobowiązania. W przypadku gdy strony ustaliłyby, że nadpłata będzie stanowiła zaliczkę na poczet przyszłych dostaw, kwotę należy wykazać w pozycji zaliczki na poczet dostaw - pasywa Zaliczki otrzymane na dostawy B.III.2.e. Dostawca musi w takiej sytuacji wystawić fakturę VAT.

Analogicznie ewidencjonuje się i prezentuje sytuację odwrotną, tj. saldo Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, mówiące o nadpłacie. Ujmowane powinno być ono w bilansie jako Inne należności, w pozycji B.II.2 c aktywów. Gdy analogicznie jak przy należnościach nadpłata będzie stanowiła zaliczkę na przyszłe dostawy, należy wykazać ją w odpowiedniej pozycji zaliczek.

Przy rozrachunkach (w tym nadpłatach) należy tak ustalić przebieg ich ewidencji, by pamiętać o wyodrębnieniu należności w walucie polskiej i walucie obcej, a tym samym o odpowiedniej wycenie i zaprezentowaniu w bilansie nadpłat w kwotach po uwzględnieniu różnic kursowych z wyceny.

Art. 28 ust. 1, art. 30 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).