Czy księgi rachunkowe można prowadzić poza Polską

dyrektor zarządzający CPS Accounting

Przepisy regulujące terytorialne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych stosuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zgodnie z art. 9 księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Każda jednostka, wobec której stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości, powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady czy też politykę rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych w innej lokalizacji albo w oddziale, zarządzający jednostką jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od wydania ksiąg poza właściwą siedzibę oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału.

Możliwe jest zlecenie prowadzenia polskich ksiąg rachunkowych poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej z zachowaniem zasad ustawy o rachunkowości. Księgowość powinna być wówczas prowadzona w języku polskim, a cała dokumentacja powinna być zachowana na terytorium RP. Jest to możliwe poprzez zdalny dostęp do systemów ERP pracowników wykonujących prace księgowe. Ważne jest, aby naliczanie podatków odbywało się w Polsce, a dokumenty źródłowe przechowywane były w siedzibie jednostki. W praktyce wygląda to tak, że dokumenty źródłowe zostają w siedzibie firmy. W procesie księgowania wykorzystuje się ich skany, które stanowią podstawę zaewidencjonowania w systemie informatycznym.

Art. 9 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).