W jaki sposób wyksięgować braki

starszy księgowy, FPA Group

Straty w zależności od przyczyny ich powstania możemy podzielić na: mieszczące się w granicach norm (ubytki naturalne) lub przekraczające te normy, powstałe na skutek zdarzeń losowych (pożar, powódź) oraz związane z bezpośrednim działaniem człowieka (kradzież czy niedopełnienie obowiązków przez pracownika).

Konta 264 - Rozliczenie niedoborów i szkód i 265 - Rozliczenie nadwyżek są przeznaczone do ewidencji wartości stwierdzonych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątku jednostki. Na tych kontach ujmowane są także roszczenia z tytułu niedoborów i szkód wobec osób materialnie odpowiedzialnych - w przypadku decyzji o uznaniu ich za zawinione (niedobory mogą stanowić bowiem niedobory zawinione i niedobory niezawinione).

Niedobory zawinione stosownie do decyzji kierownika jednostki mogą:

a) nie podlegać dochodzeniu od osób materialnie odpowiedzialnych - wówczas następuje odpisanie ich wartości w ciężar odpowiednich kosztów, konto 776 - Pozostałe koszty operacyjne, albo

b) stanowić przedmiot roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych - w takim przypadku są one wyceniane w wartości uznanej za zawinioną, konto 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód.

Należy dodać, że roszczenie powinno zostać uznane przez osobę zawinioną i wtedy należy obciążyć taką osobę na koncie 234 - Inne rozrachunki z pracownikami i w następstwie spłaty zdejmować w porozumieniu z kontami 130 - Rachunek bankowy lub 100 - Kasa.

Niedobory niezawinione rozlicza się w ciężar odpowiednich kosztów (strat) lub w drodze kompensaty z nadwyżkami. Kompensaty dokonuje się zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Niestety, co do różnic, które nie wiadomo, z czego wynikają, należy albo je wyjaśnić, albo księgować w pozostałe koszty operacyjne, niestanowiące kosztów uzyskania przychodu.

Trzeba podkreślić, iż strata spowodowana niedoborem towarów nie podlega opodatkowaniu VAT.

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).