Jak zorganizować prace inwentaryzacyjne na koniec roku obrotowego

@RY1@i02/2011/196/i02.2011.196.08600100p.802.jpg@RY2@

Anna Trembasiewicz, dyrektor zarządzający Auxilium oddział Łódź

Najczęściej stosowaną metodą weryfikacji składników aktywów i pasywów jest ich inwentaryzacja, której celem jest stwierdzenie obecności składników majątkowych w firmie.

Inwentaryzacja w szerszym pojęciu to ogół czynności zmierzających do porównania i uaktualnienia danych zawartych w księgach rachunkowych z faktycznym stanem majątku i źródeł finansowania. Ponadto inwentaryzacja daje podstawę do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, a także pozwala na wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu.

Zasady, metody, częstotliwość oraz dokumentowanie i rozliczenie inwentaryzacji określone zostały w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości.

Każda jednostka, której okres obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zobowiązana jest do inwentaryzacji na dzień 31 grudnia większości składników majątku firmy, a w szczególności aktywów pieniężnych, papierów wartościowych (akcje, obligacje, bony itp.) produkcji w toku, materiałów i towarów odpisywanych w koszty w dniu zakupu, produktów gotowych zaliczanych w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów. Jednak nie wszystkie pozycje aktywów i pasywów muszą być inwentaryzowane co roku. Raz na dwa lata można przeprowadzać inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych oraz półproduktów - objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Z kolei raz na cztery lata inwentaryzuje się środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

W zależności od tego, jakich składników aktywów i pasywów dotyczy inwentaryzacja, ustawa przewiduje trzy podstawowe metody: spis z natury, potwierdzenie (uzgodnienie) sald oraz weryfikację wartości danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Podstawową i najczęściej stosowaną metodą jest spis z natury, którym mogą być objęte składniki majątkowe firmy mierzalne i policzalne, tj. środki trwałe, środki pieniężne w kasie, nieruchomości, maszyny i urządzenia.

Drugą metodą jest uzgodnienie sald polegające na dwustronnym potwierdzeniu przez kontrahentów stanu aktywów wykazanych w księgach rachunkowych jednostki oraz wyjaśnieniu ewentualnych różnic.

Inwentaryzację polegającą na potwierdzeniu sald można rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku.

Kolejna metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów w księgach rachunkowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach lub kartotekach. Metodą tą dokonuje się inwentaryzacji środków trwałych o znacznie utrudnionym dostępie, gruntów, należności spornych lub wątpliwych.

Osobą odpowiedzialną za prawidłowe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji jest kierownik jednostki. Czynność sporządzenia spisu z natury w formie pisemnej może on także powierzyć osobie trzeciej.

W zależności od wielkości i specyfiki jednostki kierownik określa sposób dokonywania inwentaryzacji. W większych jednostkach zasady, metody oraz zakres określają odpowiednie instrukcje inwentaryzacyjne.

Przeprowadzoną inwentaryzację należy również odpowiednio udokumentować oraz powiązać z zapisami księgowymi. Organizację prac inwentaryzacyjnych można podzielić na trzy etapy. Pierwszy to przygotowanie, polegające na wydaniu zarządzeń inwentaryzacyjnych, wyznaczeniu komisji inwentaryzacyjnych oraz opracowaniu harmonogramu (osoby, miejsca, terminy). Następnym etapem jest przeprowadzenie czynności spisowych zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem. Końcowym etapem jest rozliczenie, które stanowi podstawę porównania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach, wykazania powstałych nadwyżek i niedoborów oraz wyjaśnienie przyczyn ich powstania.

AP