Jak zaksięgować zakup kawy i słodyczy na spotkania służbowe

biegły rewident, menedżer w firmie doradczej KPMG

Wydatki na zakup kawy i słodyczy, a także na inne tego typu artykuły spożywcze z przeznaczeniem na spotkania z kontrahentami mają charakter wydatków ogólnych, związanych z funkcjonowaniem firmy jako całości. Kwalifikowane są do kosztów zarządu, zatem należy je ujmować w ewidencji księgowej jako koszty działalności operacyjnej. Z zasady omawiane towary, ze względu na ich charakter i relatywnie niewielką wartość, księguje się bezpośrednio w koszty w momencie nabycia. Nie traktuje się ich jako zapas towarów, mimo że zazwyczaj są wydawane do zużycia sukcesywnie.

Księgowania zakupu wymienionych towarów mogą przebiegać w następujący sposób:

1) faktura od kontrahenta (kwota brutto): strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konto 202 - Rozrachunki z dostawcami,

2) przyjęcie towarów (kwota netto - zakładamy, że firmie przysługuje prawo do odliczenia VAT): strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

3) naliczony VAT - Wn konto 225 - Rozliczenie VAT naliczony, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

4) należny VAT od towarów przeznaczonych do wydania w trakcie spotkań (faktura wewnętrzna): strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konto 224 - Rozliczenie VAT należnego.

W momencie wydawania towarów na określone spotkanie nie ma podstaw do dokonywania zapisów w ewidencji księgowej.

Z praktycznego punktu widzenia rozliczenia należnego VAT z tytułu zakupionych towarów warto dokonać jednocześnie z rozliczeniem ich nabycia.

Należy zaznaczyć, że wydatki poniesione na zakup kawy oraz słodyczy, które są przeznaczane na spotkania z kontrahentami, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie noszą one bowiem znamion reprezentacji.

AP

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).