Jak ująć w księgach dofinansowanie do kolonii dziecka z ZFŚS

@RY1@i02/2011/127/i02.2011.127.086.0007.001.jpg@RY2@

Adam Misiński biegły rewident, menedżer w firmie doradczej KPMG

Dofinansowanie do kolonii dziecka stanowi jedną z form świadczeń socjalnych na rzecz pracowników oraz ich rodzin. Dopłaty te mogą być sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) bądź ze środków obrotowych pracodawcy.

Pytanie dotyczy dofinansowania kolonii dziecka z ZFŚS. W związku z tym należy zwrócić uwagę, że dofinansowanie musi się odbywać zgodnie z postanowieniami ustawy z 4 marca 1994 r. o ZFŚS, a także stosownie do ustaleń obowiązującego u danego pracodawcy zakładowego regulaminu dotyczącego tego funduszu. Istotne jest, aby wysokość dopłat z ZFŚS była uzależniona od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do otrzymania dofinansowania.

Na podkreślenie zasługuje to, że dopłata z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, w formie zorganizowanych kolonii, jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Przy tym, w stosunku do wymienionej kategorii osób, do której jest kierowane finansowe wsparcie, nie ma ograniczenia kwoty podlegającej zwolnieniu z PIT. Ponadto generalnie dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS).

Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do kolonii dziecka pracownika może przebiegać w poniżej opisany sposób (numeracja kont jest podana przykładowo).

Przyznanie dofinansowania do kolonii dziecka przez zakład pracy powoduje zmniejszenie stanu ZFŚS oraz powstanie zobowiązania wobec właściwego pracownika. Zapis księgowy będzie następujący:

Strona Wn konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Ma konto konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

Gdyby dofinansowanie dotyczyło dziecka byłego pracownika (np. emeryta lub rencisty), wówczas omawiane zobowiązanie należałoby ująć po stronie Ma konta 240 - Inne rozrachunki.

Zakładając, że dopłata do kolonii dotyczy dziecka, którego wiek nie przekracza 18 lat, nie będzie ona podlegała PIT, niezależnie od kwoty tej dopłaty. Ponadto dopłata sfinansowana z ZFŚS nie stanowi podstawy do naliczania ZUS. Zatem w tym przypadku nie wystąpi konieczność księgowań na kontach właściwych dla rozliczeń publicznoprawnych z wymienionych tytułów.

Wypłata dofinansowania właściwemu pracownikowi powoduje zmniejszenie stanu środków pieniężnych oraz oznacza uregulowanie zobowiązania wobec pracownika z tego tytułu.

W zależności od sposobu wypłaty księgowania będą następujące:

Strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami -

- strona Ma konta 100 - Kasa (jeżeli wypłata jest dokonywana z kasy) lub

- Ma 130 - Rachunek bankowy (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu ze środków obrotowych pracodawcy na rachunek bankowy pracownika) lub

- Ma 134 - Rachunek bankowy ZFŚS (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu z rachunku środków ZFŚS na rachunek bankowy pracownika).

Należy zwrócić szczególną uwagę na przypadek, gdy wypłata dofinansowania nastąpiła ze środków obrotowych jednostki, to jest z bieżącego rachunku bankowego lub bieżących środków zgromadzonych w kasie. Wówczas niezbędne jest dokonanie refundacji środków z wyodrębnionego rachunku środków ZFŚS na rachunek bieżący. Księgowanie powinno być następujące:

strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 134 - Rachunek bankowy ZFŚS.

AP

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).