Jak zaksięgować materiały budowlane trafiające bezpośrednio na budowę

Stosowanie dokumentów PZ (przyjęcie do magazynu dostawy zewnętrznej) i RW (wydanie z magazynu dla celów zużycia wewnętrznego) nie wynika z obowiązujących przepisów prawa, jednak jest nieodzowne w przypadku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji analitycznej zapasów. Jednak w przypadku gdy zakupione materiały są przekazywane do zużycia z fizycznym pominięciem magazynów, stosowanie wskazanych dokumentów celem wirtualnego przejścia materiałów przez magazyn oznaczałoby poświadczenie przez magazyniera nieistniejących operacji. Zwracam jednak uwagę, że bezpośrednie obciążenie kosztów zakupionymi zapasami również wymaga odpowiedniego udokumentowania wynikającego z przyjętego w jednostce systemu obiegu dowodów księgowych, np. poprzez adnotację uprawnionej osoby (może to być kierownik budowy) na fakturze lub dowodzie WZ dostawcy, że materiały zostały przekazane bezpośrednio na plac budowy. Kłopot może się jednak pojawić, gdy jednostka otrzymuje dostawę nieudokumentowaną w momencie dostawy żadnym dokumentem zewnętrznym (faktura lub WZ są przekazywane później). W takiej sytuacji osoba odbierająca materiały powinna wystawić odpowiedni dokument wewnętrzny, który po przekazaniu do księgowości powinien być następnie uzgodniony z otrzymaną później fakturą (rozliczenie zakupu).

Warto także nadmienić, że niektóre jednostki celowo stosują wirtualne przejście przez magazyn celem gromadzenia precyzyjnych informacji o ilości i wartości zużytych materiałów w szczegółowym podziale, co, jeżeli zostanie odpowiednio opisane w instrukcji obiegu dowodów księgowych lub magazynowej, można uznać za dopuszczalne.

AP

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).