Jak ująć w księgach rachunkowych koszty opłat za energię, wodę i ciepło

Podmioty używające wynajętego mieszkania do celów prowadzenia działalności gospodarczej najczęściej zawierają umowę najmu, która oprócz stałego czynszu reguluje również kwestię opłat za media. Opłaty te są regulowane na podstawie faktur otrzymywanych przez właściciela mieszkania. W księgach możemy ująć je w koszty na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego lub zaksięgować wydatki bezpośrednio w koszty na podstawie dowodu zapłaty. Trzeba bowiem pamiętać, że nie ma prawa do ujmowania w księgach faktur wystawionych na inny podmiot niż nasza spółka. Faktury, które otrzymujemy od wynajmującego, mogą służyć jedynie do udowodnienia prawidłowego udokumentowania wydatku. Ujęcie kosztu opłat eksploatacyjnych (media) w księgach na podstawie dowodu wewnętrznego wygląda następująco: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami (konto dostawcy mediów). W przypadku rozliczenia wydatków księgowanych na podstawie dowodu zapłaty (wyciąg bankowy, raport kasowy) wygląda następująco: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy. Rozliczenie wydatków bezpośrednio pod dokumentem zapłaty jest prostsze. Przy sporządzaniu dodatkowej dokumentacji (dowodu wewnętrznego) należy pamiętać, co on powinien zawierać: a) rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron dokonujących operacji gospodarczych, opis oraz wartość, b) datę operacji, c) podpis wystawcy i odbiorcy dowodu, d) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Wynajmując lokal od innego podmiotu gospodarczego prowadzącego działalność gospodarczą, mamy możliwość otrzymania refaktury za poniesione koszty związane z mediami. Wtedy możemy bezpośrednio księgować taką fakturę w koszty firmy.

AP

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).