Kto odpowiada za sprawozdanie i księgi

ekspert w Dziale Audytu w TPA Horwath

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki. Za kierownika jednostki uważany jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego jednostką, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem ustanowionych pełnomocników (np. w spółkach kapitałowych kierownikiem jest zarząd).

W sytuacji gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Przepisy bilansowe pozwalają na przekazanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu jednostki. Przejęcie tych obowiązków należy potwierdzić na piśmie. Jednak nawet w takim wypadku (poza przekazaniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) przekazanie obowiązków nie zwalnia od odpowiedzialności kierownika jednostki.

Sprawozdanie finansowe podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki. Oznacza to, że w przypadku organu wieloosobowego sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Jest to niezwykle istotne, gdyż uzasadniona odmowa niepodpisania sprawozdania finansowego może uchronić np. przed obowiązkiem naprawienia szkody na zasadach przewidzianych w kodeksie spółek handlowych oraz zarzutami karnoprawnymi.

Podsumowując wątpliwości czytelnika, należy stwierdzić, iż nawet jeżeli dokonano zmian w zarządzie po dniu bilansowym, a nowe osoby nie były członkami w trakcie trwania roku obrotowego, to i tak na podstawie przepisów o rachunkowości odpowiadają one za sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego za poprzedni rok. Składając swój podpis na sprawozdaniu finansowym, członek zarządu bierze odpowiedzialność za prawidłowość jego sporządzenia za dany rok obrotowy, za dane porównywalne (ustawa o rachunkowości wymaga podawania danych finansowych za dwa lata obrotowe w jednym dokumencie) oraz za księgi rachunkowe poszczególnych lat, na podstawie których dane sprawozdanie finansowe zostało sporządzone. W przypadku domniemania nierzetelnego prowadzenia ksiąg i w konsekwencji błędnego sprawozdania finansowego, należy dokonać wszelkich starań, by takie wątpliwości rozwiać. Należy jednak zwrócić uwagę, że odmowa podpisu pod sprawozdaniem jest źle widziana przez kontrahentów czy banki, a w latach kolejnych i tak nie będzie chronić przed odpowiedzialnością, np. w razie kontroli podatkowej (dokumenty podatkowe, dowody księgowe, a zarazem księgi rachunkowe mogą być kontrolowane 5 lat wstecz). Fakt popełnienia ewentualnych błędów czy nierzetelności w prowadzeniu ksiąg przez poprzedników nie uchyli odpowiedzialności członków obecnego zarządu.

Oprac. AR

Art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 4 ust. 5, art. 52 ust. 2, art. 79 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).