Decyduje zapis w instrukcji

Jakie zapisy wprowadzić w instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie powoływania komisji inwentaryzacyjnej? Z ilu minimalnie osób powinna się składać?

W polskim ustawodawstwie nie została określona liczba osób, z której powinna się składać komisja inwentaryzacyjna. Ustawa o takiej rachunkowości nie wspomina nawet o komisji. Wszystko zależy od kierownika jednostki oraz od jej charakteru. Czyli od ilości inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów, czasochłonności oraz geograficznego rozdrobnienia działalności. Majątek jednostki może się znajdować w więcej niż jednej lokalizacji. Z reguły komisja inwentaryzacyjna składa się z dwóch lub trzech osób.

Generalnie to przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości regulują całość czynności związanych z inwentaryzacją. Przepisy określają metody oraz terminy i częstotliwość inwentaryzacji, składniki aktywów i pasywów, które powinny być inwentaryzowane, przypadki, kiedy można odstąpić od inwentaryzacji, oraz zawierają informację, że wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji powinny być udokumentowane, a ujawnione różnice między stanem faktycznym a stanem wykazanym w księgach wyjaśnione i odpowiednio rozliczone. Oznacza to, że ustawa ustala zasady inwentaryzacji, natomiast nie reguluje procedur związanych z jej organizacją i przeprowadzeniem. Dlatego na ogół przyjmuje się procedury utrwalone przez praktykę. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z przepisami powinna opracować i posiadać własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, dostosowane do potrzeb i specyfiki jednostki. Można to zrobić za pomocą instrukcji inwentaryzacyjnej.

Komisję inwentaryzacyjną w jednostce powołuje kierownik jednostki na podstawie stosownego wewnętrznego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Do jego kompetencji należy powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnych. Przepisy nie regulują też kwestii doświadczenia oraz kwalifikacji członków komisji. Komisja powinna być w stanie określić ilościową zgodność lub rozbieżność faktycznego stanu inwentaryzowanych składników w porównaniu do ilościowej ewidencji księgowej. Członkowie komisji powinni się znać na specyfice inwentaryzowanych składników, posiadać umiejętność ich właściwej identyfikacji itd.

Skład komisji inwentaryzacyjnych nie powinien być dowolny. Wynika to z tego, że celem inwentaryzacji jest doprowadzenie do wykrycia ewentualnych rozbieżności bądź nieprawidłowości, dlatego w skład komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołu spisowego nie powinni wchodzić pracownicy jednostki, w których interesie mogłoby być zniekształcenie wyników inwentaryzacji. Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołu spisowego nie powinni być: kierownik jednostki, główny księgowy, pracownicy materialnie odpowiedzialni za inwentaryzowane składniki majątku oraz pracownicy, którzy rozliczają inwentaryzowane składniki aktywów i pasywów. Nie jest to zamknięta lista osób. Kierownik powinien obiektywnie wziąć pod uwagę wszystkie czynniki i okoliczności, które występują w jednostce, a które mogą mieć wpływ na uczestnictwo konkretnych osób w komisji inwentaryzacyjnej.

WAŻNE

Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną na podstawie stosownego wewnętrznego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Przykładowe uregulowania

1. Na podstawie art. 4 par. 5 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie inwentaryzacji zarządza kierownik jednostki.

2. Osoby materialnie odpowiedzialne za obszary spisowe zobowiązane są do obecności przy spisie z zastrzeżeniem par. 10.

3. Materialna odpowiedzialność wynika z złożonego oświadczenia przez osobę materialnie odpowiedzialną, które jest przechowywane w aktach osobowych pracownika (wzór - Załącznik nr 1 do Instrukcji).

1. Na wniosek głównego księgowego kierownik w drodze zarządzenia powołuje, odwołuje i zatwierdza Komisję Inwentaryzacyjną oraz jej Przewodniczącego i Zastępcę.

2. Skład Komisji Inwentaryzacyjnej dzieli się na część stałą i część zmienną. Część stałą Komisji w składzie co najmniej trzyosobowym stanowi Przewodniczący, Wiceprzewodniczący i członkowie. Część zmienna Komisji w składzie co najmniej dwuosobowym powoływana jest w zależności od inwentaryzowanego obszaru składników aktywów i pasywów w danym roku, którego inwentaryzacja dotyczy. Komisja Inwentaryzacyjna powinna działać w składzie co najmniej pięcioosobowym: trzech członków z części stałej i dwóch członków z części zmiennej.

1. Kierownik na podstawie złożonego oświadczenia woli, stanowiącego akceptację wniosku Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, powołuje zespoły spisowe. Powołanie zespołów spisowych powinno nastąpić przed wyznaczona datą spisu z natury.

2. Zespoły spisowe odpowiedzialne są za:

1) pobranie przed rozpoczęciem inwentaryzacji arkuszy spisu z natury (wzór - Załącznik do niniejszej Instrukcji) oświadczeń wstępnych i końcowych od osób materialnie odpowiedzialnych,

2) prawidłowe wypełnienie arkuszy spisowych,

3) kompletność spisanych aktywów w danym polu spisowym,

4) przeprowadzenie spisu z natury zgodnie z zarządzeniem,

5) przekazanie kserokopii arkuszy spisowych osobie materialnie odpowiedzialnej,

6) sporządzenie sprawozdania ze spisu,

7) rozliczenie się z arkuszy spisowych.

1. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej odpowiada za:

1) terminowe, prawidłowe i zgodne z opracowanym harmonogramem przeprowadzenie spisów wszystkich składników majątku podlegających inwentaryzacji,

2) kierowanie i nadzór nad pracami całej Komisji Inwentaryzacyjnej,

3) szkolenie członków Komisji Inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych przed rozpoczęciem inwentaryzacji oraz bieżące udzielanie instruktażu w czasie trwania inwentaryzacji,

4) systematyczne organizowanie posiedzeń Komisji Inwentaryzacyjnej w celu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, ustalenie przyczyn ich powstania w powołanych przez siebie podkomisjach przy współudziale osób odpowiedzialnych za gospodarkę sprzętem w danym Wydziale.

2. Do obowiązków Przewodniczącego oraz członków Komisji Inwentaryzacyjnej należy:

1) uczestniczenie w posiedzeniach Komisji,

2) zorganizowanie (i uczestnictwo) w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,

3) wprowadzenie ewentualnych korekt lub zmian w harmonogramie inwentaryzacji,

4) przeprowadzenie spisu z natury w terminie określonym w zarządzeniu,

5) realizacja poleceń Przewodniczącego Komisji dot. nadzoru nad spisem wybranych składników majątku,

6) przeprowadzanie kontroli przebiegu inwentaryzacji oraz prawidłowości sporządzenia spisów z natury zgodnie z wymogami niniejszej Instrukcji,

7) przeprowadzenie rzetelnej oceny i kwalifikacji różnic inwentaryzacyjnych,

8) zaproponowanie sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych,

9) egzekwowanie wyczerpujących wyjaśnień dotyczących stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,

10) ocenę wyjaśnień osoby materialnie odpowiedzialnej,

11) opracowanie wniosków dotyczących weryfikacji różnic i przedstawienie ich do akceptacji głównemu księgowemu, a następnie do zatwierdzenia kierownikowi jednostki,

12) sporządzenie protokołu z weryfikacji różnic, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji oraz wniosków dotyczących stwierdzonych przez zespoły spisowe nieprawidłowości, a także ewidencji, i przedstawienie ich do akceptacji głównemu księgowemu, a następnie do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Za staranne i należyte przygotowanie obszarów spisowych odpowiadają osoby materialnie odpowiedzialne, prowadzące ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją oraz osoby odpowiedzialne z tytułu nadzoru nad inwentaryzowanymi składnikami majątku lub korzystające z inwentaryzowanych składników majątkowych.

Fragment instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki budżetowej

Źródło: www.bip.gov.pl

Magdalena Sobczak

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).