Jak ująć rozliczenia z patnerami w projekcie regionalnego programu operacyjnego

Jak wskazuje "Przewodnik beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działań 1.1, 1.2", wnioskodawcy mogą składać wnioski o dofinansowanie projektu wspólnie z partnerami. Tworzenie partnerstwa może być istotne w przypadku braku możliwości zapewnienia potrzebnego współfinansowania przez jednego beneficjenta lub w celu zwiększenia zakresu oddziaływania realizowanych przez partnerów przedsięwzięć i zapewnienia kompleksowego rozwiązywania konkretnych problemów społeczno-gospodarczych na obszarze województwa.

Partnerów na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu musi wiązać umowa określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza jednoznacznie wskazująca partnera wiodącego projektu. Należy przez to rozumieć partnera reprezentującego wszystkich partnerów w zakresie przygotowania projektu, podpisania umowy o dofinansowanie projektu, a następnie realizacji projektu określonego zawartą umową, w tym również jego rozliczanie wobec Instytucji Pośredniczącej II stopnia (według podziału instytucji udzielających dotacji; dalej: IP II).

Umowa partnerstwa dla realizacji wspólnego projektu w ramach Działania 1.2 RPO WP powinna:

wokreślać strony i przedmiot umowy, jak i zakres planowanych prac w ramach wspólnego przedsięwzięcia,

wustanawiać partnera wiodącego, który złoży wniosek do IP II o dofinansowanie projektu,

wustalać wspólną strategię dla realizacji projektu i regulować stosunki wewnętrzne partnerstwa, w tym zakres obowiązków, współdziałania i odpowiedzialności w ramach projektu,

wzawierać pełnomocnictwo udzielone przez poszczególnych partnerów dla partnera wiodącego do podpisania przez niego umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów do umowy o dofinansowanie projektu w ich imieniu i na ich rzecz,

wzawierać pełnomocnictwo dla partnera wiodącego do reprezentowania wszystkich partnerów w zakresie przygotowania, a następnie realizacji projektu,

wokreślać kwotę, na którą każdy z partnerów będzie składał zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu,

wokreślać zadania partnera wiodącego, takie jak:

wrozliczenie kwestii finansowych - składanie w IP II wniosków o płatność wraz z odpowiednimi dowodami poniesionych wydatków, dopilnowanie poprawnego rozliczenia przedsięwzięcia, przestrzeganie procedur sprawozdawczości i monitoringu,

wopracowywanie i przekazywanie raportów do IP II, zarządzanie środkami finansowymi, zapewnienie płynności finansowej przedsięwzięcia oraz kontroli ich wydatkowania,

wzasady rozliczania wydatków pomiędzy partnerami: czy wydatki zaplanowane w budżecie projektu zostaną przyporządkowane poszczególnym partnerom, czy też partnerzy będą się obciążać notami księgowymi.

Umowa musi również zawierać zasady zarządzania finansami oraz plan finansowy w podziale na partnerów.

Środki finansowe przekazywane partnerom przez lidera partnerstwa stanowią finansowanie kosztów ponoszonych przez partnerów w związku z wykonaniem zadań określonych w umowie.

Lider partnerstwa przekazuje partnerom środki na finansowanie kosztów realizacji zadań w formie zaliczki lub refundacji poniesionych wydatków.

W przypadku gdy środki przekazywane są partnerowi w formie zaliczki, wpłacane są na wyodrębniony rachunek bankowy. Odsetki bankowe od środków na wyodrębnionym rachunku partnera stanowią dochód budżetu państwa i podlegają zwrotowi.

Partner składa liderowi partnerstwa zestawienie poniesionych wydatków zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do umowy oraz wyciągów bankowych rachunku, w terminie określonym w umowie.

Lider musi, tak jak i partner, zaewidencjonować przekazanie środków pieniężnych, a następnie ich rozliczenie. Szczegóły księgownia w obu podmiotach pokazane są w przykładzie powyżej.

PRZYKŁAD

Księgowanie u lidera

@RY1@i02/2015/108/i02.2015.108.00800040l.101.gif@RY2@

Objaśnienia:

1. Na wydzielony rachunek bankowy lidera wpłynęła zaliczka na finansowanie zadań w ramach działania 1.2 kwota 100 000 zł;

2. Lider przekazał na wydzielony rachunek bankowy część zaliczki partnerowi kwota 30 000 zł;

3. Otrzymanie przez lidera noty księgowej od partnera (w celu rozliczenia wydatków pomiędzy liderem i partnerem) kwota 30 000 zł.

Księgowanie u partnera

@RY1@i02/2015/108/i02.2015.108.00800040l.102.gif@RY2@

Objaśnienia:

1. Na wydzielony rachunek bankowy partnera wpłynęła część zaliczki na finansowanie zadań w ramach działania 1.2 kwota 30 000 zł;

2. Partner zaksięgował w ciągu okresu koszty poniesione w związku z realizacją projektu kwota 30 000 zł (w księgowaniu w korespondencji z kontem kosztowym ujęto ogólne konto, w praktyce mogą to być księgowania na kontach zespołu 0, 2, 3,);

3. Wystawienie przez partnera noty księgowej dla lidera w celu rozliczenia wydatków pomiędzy liderem a partnerem kwota 30 000 zł.

Gabriela Borek

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).