Wydatki na zakupiony wraz z komputerem system operacyjny można ująć na koncie „Środki trwałe”

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych jednostki wydatków na nabycie oprogramowania komputerowego wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności zależy od tego, czy jest to program systemowy, czy użytkowy. Oprogramowanie systemowe (operacyjne) jest nierozerwalnie związane z określonym urządzeniem, np. komputerem, laptopem, serwerem, na którym zostało zainstalowane. Jest ono niezbędne do uruchomienia tego urządzenia i jego funkcjonowania. Bez oprogramowania operacyjnego urządzenie nie byłoby kompletne i zdatne do użytku. Zatem wydatki poniesione na nabycie takiego oprogramowania powodują zwiększenie wartości początkowej danego urządzenia. W księgach rachunkowych wydatki na zakupiony wraz z komputerem lub laptopem system operacyjny ujmuje się na koncie „Środki trwałe”. Wymianę użytkowanego oprogramowania systemowego, np. ze względu na zakończenie wsparcia technicznego, zakup nowego oprogramowania, można traktować jako remont. Ma ona bowiem na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i pierwotnej zdolności użytkowej komputera. Wydatki na tę wymianę odnosi się bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie „Koszty według rodzajów” (w analityce: „Usługi obce” lub „Pozostałe koszty rodzajowe”) lub konto w zespole 5.

Oprogramowanie komputerowe może zostać zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych, o ile jego nabyciu towarzyszy przeniesienie autorskich praw majątkowych do tego programu albo udzielenie licencji na korzystanie z niego. Jeżeli zakupione przez jednostkę oprogramowanie spełnia powyższe warunki, to może zostać uznane za odrębny składnik majątku trwałego zaliczany do wartości niematerialnych i prawnych.