Gdzie szukać i jak wybrać dobrą firmę outsourcingu księgowego

Kryzys to czas poszukiwania nowych rozwiązań, w tym również obniżania kosztów i podwyższania zysków. Obu tym celom służy outsourcing usług (BPO - Business Process Outsourcing), czyli przekazanie obsługi danego procesu biznesowego zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. Jednym z najczęstszych procesów biznesowych, którą firmy oddają na zewnątrz, jest obsługa księgowa. Eksperci z Instytutu Outsourcingu podkreślają, że spowodowane kryzysem poszukiwanie oszczędności przez firmy przekłada się na wzrost zainteresowania usługami outsourcingowymi. Branża szybko się rozwija, a badania wskazują na to, że kilka najbliższych lat będzie dla tego rynku wyjątkowo owocne. Takie zjawiska jak pośpiech przy zawieraniu kontraktów, zbyt duża presja finansowa i wygórowane oczekiwania, a także szybkie zmiany na rynku outsourcingowym (pojawianie się nowych firm, a jednocześnie przejęcia niedoświadczonych usługodawców przez silniejsze przedsiębiorstwa) mogą jednak wpływać negatywnie na zadowolenie z usług BPO. A zatem tylko właściwy wybór partnera outsourcingowego przyniesie zadowolenie klienta i efekty.

- Przemyślane decyzje dotyczące restrukturyzacji przedsiębiorstwa, dobór profesjonalnego partnera oraz właściwie podpisana umowa to elementy kluczowe warunkujące pozytywne efekty współpracy z dostawcą outsourcingowym - radzi Instytut Outsourcingu.

Outsourcing można stosować praktycznie w każdej firmie działającej w dowolnej branży. Jak mówi Łukasz Gajewski, prezes zarządu Target BPO i fundacji Instytut Outsourcingu, najwięcej korzyści, ze względu na ilość transakcji oraz poziom komplikacji operacji księgowych, pojawia się oczywiście w przedsiębiorstwach średnich i dużych. Skala biznesu nie jest jednak kluczowym parametrem.

- Jeżeli w 5-osobowym dziale księgowym przeprowadza się złożone operacje, wymagające aktywnej interpretacji przepisów i które są obdarzone pewnym ryzykiem, to ten dział można przekazać w zarządzanie zewnętrznemu dostawcy - mówi Łukasz Gajewski. Jeżeli w pewnej spółce nie ma rozbudowanych kompetencji księgowych, a menedżerowie koncentrują się na innych obszarach działalności i nie chcą albo nie mają czasu zarządzać księgowością i kontrolować obiegu dokumentów, to również tutaj, bez względu na wielkość firmy i jej biznesu, pojawia się możliwość efektywnego stosowania outsourcingu - dodaje ekspert. Z outsourcingu księgowości korzystają zatem firmy, które szukają oszczędności i tańszych rozwiązań, ale cenią sobie bezpieczeństwo oraz dostęp do innowacji i zawansowanych narzędzi.

Najczęściej usługi księgowe oferują biura rachunkowe. Łukasz Gajewski zwraca jednak uwagę, że biura rachunkowe koncentrują się zazwyczaj na terminowości obiegu dokumentów, stosują standaryzowane metody i interpretacje przepisów. Natomiast duże firmy, świadczące specjalistyczne usługi outsourcingu księgowości, korzystają z rozbudowanych narzędzi i aplikacji, mają większe doświadczenie w interpretacjach przepisów oraz zatrudniają specjalistów z doświadczeniem w międzynarodowych organizacjach.

- W szczególnych przypadkach, w celu obrony interesów i pieniędzy swoich klientów, firmy outsourcingowe są zdolne do konfrontacji i efektywnej obrony swojego stanowiska przed organami skarbowymi - mówi Łukasz Gajewski. Dodaje, że firma outsourcingowa zarządza całym procesem oraz bierze odpowiedzialność za przejęcie obsługi od biura rachunkowego. Na podstawie pełnomocnictwa otrzymanego od klienta outsourcer przeprowadza audyt w tym biurze, następnie proponuje model współpracy i przejmuje obsługę. W przypadku, kiedy dział jest u klienta, dostawca może przejąć w zarządzanie cały dział lub część pracowników klienta.

Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych prognozuje, że w 2010 roku liczba osób pracujących w BPO wzrośnie do 70 tys.

A zatem różnica między biurem rachunkowym a firmą outsourcingu księgowego jest znacząca.

W Polsce funkcjonuje wiele firm outsourcingu księgowego. Przedsiębiorstwo, które chce przekazać swoją księgowość, nie może wybrać pierwszej lepszej firmy, bowiem takie postępowanie jest jak los na loterii: albo trafimy w dziesiątkę, albo pudło. Jak mówi Radosław Osmólski, prezes zarządu FPA Group, firmy świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie kadr, płac oraz usługi doradcze, firmę outsourcingową należy więc zweryfikować.

- Proces weryfikacji można rozpocząć praktycznie już na etapie zapytania ofertowego. Warto zwrócić uwagę, czy przygotowana przez firmę oferta uwzględnia wszystkie oczekiwania potencjalnego zleceniodawcy oraz czy została przygotowana na czas i nie zawiera błędów (np. ortograficznych). W sytuacji, gdy na etapie przedstawiania oferty potencjalny klient otrzymuje niekompletne informacje, czy też oferta przygotowana jest niestarannie, można przewidywać, że współpraca z dostawcą usługi będzie wyglądała podobnie, czyli niezadowalająco - mówi Radosław Osmólski. Dodaje on, że warto także przyjrzeć się pakietowi usług, które oferuje outsourcer i zadbać, aby wszystkie usługi, które klient uznaje za standardowe, były wskazane w umowie. Ekspert tłumaczy, że pomoże to uniknąć późniejszych nieporozumień w trakcie trwania współpracy. Warto też pamiętać, że usługi dodatkowe podlegają dodatkowemu fakturowaniu, o czym często klienci zapominają.

Eksperci radzą również, żeby sprawdzić kontrahentów firmy.

- Klient, który chce skorzystać z usług firmy outsourcingowej, ma prawo i powinien sprawdzić portfolio aktualnych klientów firmy. Lista firm ze zbliżonej branży czy sektora może świadczyć o tym, że współpraca z outsourcerem będzie układała się pomyślnie, ponieważ oznacza, że firma outsourcingowa posiada doświadczenie w rozwiązywaniu problemów oraz zna tajniki danej branży - stwierdza Radosław Osmólski. Kolejnym źródłem informacji o firmie outsourcingowej - uważa nasz rozmówca - są referencje. Warto więc poprosić firmę o przedstawienie listy referencyjnej, a także podjąć bezpośredni kontakt z konkretną firmą obsługiwaną przez outsourcera. W bezpośredniej rozmowie będzie można zweryfikować terminowość, rzetelność oraz poziom świadczonych usług. Prezes FPA Group radzi też, aby przed rozpoczęciem współpracy złożyć wizytę potencjalnemu dostawcy usług. W jej trakcie klient sam może ocenić to, jak na co dzień funkcjonuje firma, a także sprawdzić rodzaje zabezpieczeń systemów komputerowych czy archiwizacji dokumentacji. Jest to także dobry moment na weryfikację osób, które zostaną przydzielone do współpracy z danym klientem.

- Dzięki temu będziemy mogli się przekonać, jakie jest doświadczenie zawodowe osób, z którymi mamy bezpośrednio współpracować. Żaden klient nie chciałby być królikiem doświadczalnym, na którym dopiero uczy się nowy pracownik firmy zewnętrznej - podsumowuje Radosław Osmólski.

Przedsiębiorca poszukujący firmy outsourcingu księgowego powinien zwrócić uwagę również na takie elementy jak: liczbę zatrudnionych księgowych, dostępność usług i inne.

Na doświadczenie firmy outsourcingowej zwraca również uwagę Krystian Bestry, dyrektor zarządzający Infosys BPO Poland. Kluczowym elementem wyboru partnera outsourcingowego - jego zdaniem - jest zdolność do wprowadzania ciągłych usprawnień, podnoszenia efektywności oraz jakości procesów. Bardzo istotne są też możliwości dostawcy w zakresie budowania nowoczesnych aplikacji komputerowych wspomagających już istniejące systemy zarządzania przedsiębiorstwem.

- W długim okresie przynosi to większe oszczędności niż sam transfer aktywności do zewnętrznego dostawcy czy kraju o tańszych kosztach pracy. Zatem w doborze partnera biznesowego, moim zdaniem, najważniejsza jest skala działalności i doświadczenie - mówi Krystian Bestry. Im większe doświadczenie i im więcej prestiżowych firm, które obsługiwał outsourcer, tym prawdopodobnie lepsza obsługa księgowa.

Jak mówi Krystian Bestry, wybierając firmę outsourcingu księgowego, należy więc zwrócić uwagę na wielkość firmy dostarczającej usługi oraz doświadczenie zdobyte w pracy z dużą liczbą klientów. Duży i doświadczony outsourcer - zdaniem eksperta - umie bowiem zastosować najbardziej optymalne rozwiązania. Dla outsourcingu prostych procesów najważniejszym elementem jest jednak szerokie doświadczenie firmy w obsłudze projektów o zróżnicowanej specyfice.

- W przypadku outsourcingu skomplikowanych procesów najważniejszym elementem jest zapewnienie dostępności do wiedzy np. na temat zmian prawnych w poszczególnych krajach - stwierdza nasz rozmówca.

Usługi księgowe świadczone przez firmy outsourcingowe i centra księgowe w Polsce są cenione na świecie, o czym świadczy choćby ostatni ranking "50 miast outsourcingu" (Top 50 Emerging Global Outsourcing Cities), w którym Kraków zajął czwarte miejsce na świecie, a Warszawa 28. Na pierwszym miejscu uplasowało się Cebu City na Filipinach, na drugim i trzecim Shanghai i Pekin w Chinach. Przypomnijmy tylko, że w zeszłorocznym zestawieniu Kraków zajął również bardzo wysokie piąte miejsce. Oznacza to, że Polska jest liderem w Europie pod względem outsourcingu. Na tak wysokie miejsce wpływa nie tylko jakość usług księgowych, ale również ich cena.

Barbara Kochańska-Mierzejewska, członek zarządu FPA Group, podkreśla, że prezentowany przez dostawców zakres usług jest zazwyczaj bardzo podobny. Trudno zresztą wyobrazić sobie, aby miały one jakoś szczególnie się różnić, skoro dotyczą tej samej dziedziny.

- Jednak to, co często istotnie się różni, to relacja ceny do zakresu proponowanych czynności. Należy więc szczególnie starannie przeanalizować, co poszczególne firmy oferują w ramach ceny podstawowej, a za co będziemy musieli dodatkowo płacić i ile - mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska.

Formy zapłaty za usługi outsourcingu księgowego są bardzo różne. Jak mówi jednak Krystian Bestry, wiele zależy od modelu współpracy z dostawcą usług. Większość firm rozpoczyna współpracę outsourcingową od modelu tradycyjnego, zakładającego opłaty za określoną liczbę etatów. Z upływem czasu przechodzą na opłaty zależne od ilości przetwarzanych wolumenów (tzw. transaction based pricing).

- W dzisiejszym globalnym systemie usług każda duża firma outsourcingowa zapewnia serwis 24 godziny na dobę i siedem dni w tygodniu, niezależnie od tego, skąd świadczone są usługi - przyznaje Krystian Bestry.

Dodaje, że dla bardziej skomplikowanych procesów istotne znaczenie ma jednak bliskość usługodawcy, ze względu na często pojawiającą się konieczność osobistej obecności w lokalizacjach klienta, np. dla potrzeb audytów podatkowych czy wdrożenia nowych systemów lub konsultingu.

- Należy także pamiętać, że firma decydująca się na outsourcing w miarę upływu czasu coraz bardziej opiera swoją działalność na pracownikach firmy outsourcingowej - dodaje ekspert.

Często klienci firm outsourcingowych wymagają także informacji np. o przeprowadzonych transakcjach, dlatego ważne jest raportowanie. Jeśli przedsiębiorca stawia takie wymogi, to partner outsourcingowy powinien je spełnić.

Większość dostawców, jak mówi Krystia Bestry, proponuje dostosowany do oczekiwań klienta zestaw raportowanych wskaźników oraz model zarządzania kontraktem, czyli kontakty i spotkania kadry zarządzającej na różnych szczeblach i kontakty operacyjne z przedstawicielami klienta. Decyzja o wyborze odpowiedniego modelu należy jednak do klienta.

Najpopularniejszym źródłem poszukiwania partnera outsourcingowego jest internet. Jak przyznaje jednak Radosław Osmólski, istnieje wiele portali internetowych, na których funkcjonują fora czytelników, od których można uzyskać informacje czy opinie o firmach outsourcingu księgowego. O rekomendacje można także zapytać na licznych konferencjach, kongresach czy też innych spotkaniach branżowych. Nie bez znaczenia - mówi ekspert - są też kontakty nieformalne i rekomendacje innych firm.

● umożliwia zajęcie się kluczowymi zadaniami przedsiębiorstwa

● wykorzystuje know-how doświadczonego partnera

● zmienia model biznesowy firmy na bardziej elastyczny i odporny na czynniki zewnętrzne

● pozwala obniżać koszty

● pośpiech (niedostateczny czas przeznaczony na analizę i planowanie, wybór pierwszej oferty)

● nieprzemyślane decyzje dotyczące restrukturyzacji firmy

● wywieranie zbyt dużej presji na partnerze outsourcingowym (zbytnie ograniczanie budżetu, niedostateczny czas na wdrożenie usługi, oczekiwanie "cudu")

● pojawianie się nowych, niedoświadczonych usługodawców

● przejmowanie słabszych firm branży BPO przez silne podmioty

Dane: Instytut Outsourcingu

Usługi księgowe świadczone przez firmy outsourcingowe i centra księgowe w Polsce są cenione na świecie, o czym świadczy choćby ostatni ranking "50 miast outsourcingu" (Top 50 Emerging Global Outsourcing Cities). Pierwsze miejsce zajęło Cebu City na Filipinach, drugie i trzecie Shanghai i Pekin w Chinach, a czwarte polski Kraków

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

@RY1@i02/2009/224/i02.2009.224.185.002a.101.jpg@RY2@

Łukasz Gajewski, prezes zarządu Target BPO i fundacji Instytut Outsourcingu

prezes zarządu Target BPO i fundacji Instytut Outsourcingu

Firma outsourcingowa, z racji skali w jakiej działa, ma wysokie kwoty ubezpieczenia OC, dodatkowo dysponuje ubezpieczeniami dobrowolnymi, które zawarte są w umowie pomiędzy klientem i usługodawcą. Dostawca reprezentuje interesy klienta przed organami skarbowymi, dostarcza bieżących interpretacji księgowych, modyfikuje te interpretacje, egzekwuje decyzje od organów skarbowych. Bezpieczeństwo obsługi zapewniają również kompetencje dostawcy. Firma outsourcingowa zatrudnia bowiem specjalistów z różnych dziedzin podatkowych oraz zazwyczaj posiada wewnętrzny dział prawny wyspecjalizowany w prawie skarbowym.