Stracone dokumenty trzeba odtworzyć

Obowiązujące przepisy nie zawierają żadnych rozwiązań pozwalających w takich sytuacjach na ulgowe potraktowanie podatnika.

Po utracie dokumentacji podatkowej trzeba dołożyć wszelkich starań, aby ją odtworzyć. O utracie podatnicy powinni niezwłocznie powiadomić organ podatkowy. Obowiązek ten nie wynika wprawdzie z przepisów podatkowych, ale zniszczenie ksiąg może mieć znaczenie w przyszłości, więc zawiadomienie o tym urzędu leży w interesie podatnika. Dla celów dowodowych należy też sporządzić protokół dokumentujący ich zniszczenie.

W przypadku utraty lub zniszczenia faktur VAT lub faktur korygujących zakup towarów czy usług można poprosić kontrahentów o wystawienie duplikatów. Można też posłużyć się elektronicznymi kopiami dokumentów i ewidencji, pod warunkiem że były prowadzone i się zachowały. W celu odtworzenia innych dokumentów źródłowych można wystąpić do banku o przesłanie wyciągów, co pozwoli udowodnić wysokość przychodów. Kontrahentów można poprosić o wydanie duplikatów wystawionych przez nich dowodów kasowych, co potwierdzi poniesienie kosztów. Pozostałe dowody księgowe można odtworzyć na podstawie np. ewidencji sprzedaży, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz zawartych umów. Organy podatkowe mogą współpracować z podatnikiem w odtwarzaniu dokumentów, ale to podatnik ma pełną wiedzę o zdarzeniach gospodarczych i to na nim spoczywa ciężar dowodu w zakresie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych.

Z Ordynacji podatkowej wynika, że w sytuacji gdy nie ma ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania albo gdy dane z ksiąg nie pozwalają na jej określenie, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Może to zrobić w sytuacji, gdy dokumentacja została zniszczona, np. w pożarze lub powodzi, a podatnik nie podejmie działań w celu jej odtworzenia. Szacowanie podstawy opodatkowania to najczęściej poszukiwanie danych porównywalnych, ale uśrednionych, dlatego też dokonany szacunek może być krzywdzący.

Brak wiarygodnych danych, niezależnie od okoliczności powodujących utratę dokumentacji podatkowej, obciąża podatnika. Dlatego w jego interesie jest dołożenie starań, aby odtworzyć jak największą liczbę dowodów źródłowych, czyli podstawy dokonania zapisów w odtwarzanych księgach oraz w innych ewidencjach, do których prowadzenia jest zobowiązany.

@RY1@i02/2010/206/i02.2010.206.183.001b.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Małgorzata Brzoza, Izba Skarbowa w Szczecinie

Rozmawiała Ewa Matyszewska