Podpis nie jest już potrzebny

Przepisy dotyczące wystawiania rachunków potwierdzających dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi określają minimalne wymogi, które musi spełniać treść tego dokumentu. Dotychczas przewidywały, że powinien on zawierać m.in. wyraz "oryginał" lub "kopia" oraz czytelny podpis wystawcy rachunku wraz z pieczęcią, jeżeli się nią posługuje.

Tak daleko posunięty formalizm uniemożliwiał w praktyce wystawianie, przesyłanie i przechowywanie rachunków w innej formie niż papierowa. Stał się on tym bardziej niezrozumiały w sytuacji, gdy od nowego roku zliberalizowano zasady wystawiania faktur VAT, umożliwiając ich przesyłanie drogą elektroniczną w dowolnym formacie. W tej sytuacji brak było uzasadnienia dla dalszego utrzymywania szerszych wymogów dotyczących rachunków. Zniesiono je przepisami obowiązującymi od 11 marca 2011 r.

Zgodnie z nimi na rachunkach nie trzeba już umieszczać własnoręcznego podpisu wystawcy ani wyrazów "oryginał" czy "kopia". Tym samym zakres niezbędnych danych w tych dokumentach ograniczono do:

● imion i nazwisk (nazwy albo firmy) oraz adresów sprzedawcy i kupującego (wykonawcy i odbiorcy usługi);

● daty wystawienia i numeru kolejnego rachunku;

● określenia rodzaju i ilości towarów (wykonanych usług) oraz ich cen jednostkowych;

● ogólnej sumy należności (liczbowo i słownie).

Wprowadzone zmiany nie tylko uprościły sposób wystawiania rachunków. Umożliwiają również ich sporządzanie, przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej.

anna.rymaszewska@infor.pl

Par. 14 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 40, poz. 204).