Trzeba opisać zasady ochrony danych

Spółka prowadzi księgi rachunkowe.

- Jak powinniśmy zadbać o ochronę danych rachunkowych - pyta pani Joanna z Kalisza.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) polityka rachunkowości powinna m.in. określać system przetwarzania danych i metody ich zabezpieczenia.

Jak wskazuje Krzysztof Piasecki, prezes Tik-Soft, zarówno przy księgach handlowych, jak i podatkowej księdze przychodów i rozchodów przepisy nakazują przechowywanie zapisów w sposób chroniący przed uszkodzeniem, modyfikacją lub usunięciem. Z drugiej strony modyfikacja danych jest niezbędna np. podczas ich sprawdzania po wprowadzeniu.

Dlatego od czynności wprowadzania danych do tzw. bufora odróżnia się zatwierdzenie tych danych. Jak podpowiada ekspert, dopiero po zatwierdzeniu dane powinny być chronione przed modyfikacją.

Niezbędne jest zatem właściwe zabezpieczenie stosowanego systemu.

W związku z tym - jak wskazuje ekspert - stosuje się głównie rozwiązania organizacyjne: zabezpieczenie programów hasłem, ochronę antywirusową oraz wykonywanie kopii danych, które trzeba przechowywać w kilku egzemplarzach. Najlepiej mieć kopię aktualną oraz kopie sprzed jakiegoś okresu, gdyż dane bieżące mogą zostać uszkodzone.

- Jeśli w programie księgowym przechowujemy dane osobowe, to program musi się stosować do przepisów o ochronie danych osobowych- mówi Krzysztof Piasecki.

Są one znacznie bardziej restrykcyjne i wymagają m.in. szyfrowania danych oraz specjalnej postaci haseł dostępu.

anna.rymaszewska@infor.pl