Dla kogo księgowa, dla kogo wirtualne biuro?

Księgowość online to wygoda, szybkość i niska cena usług - mówią jej zwolennicy. Nic nie zastąpi specjalisty, który zna specyfikę firmy i potrafi podpowiedzieć najkorzystniejsze rozwiązania - przekonują oponenci.

Internetowych serwisów księgowych stale przybywa. Fachowcy mówią o 15 dominujących na rynku. Do największych należą m.in. wfirma.pl; bookkeeper.pl, ifirma.pl czy infakt.pl. - Księgowość internetowa w ostatnim okresie rozwija się w bardzo szybkim tempie - podkreśla Łukasz Kaliński, partner zarządzający w firmie Optant Accounting, zajmującej się outsourcingiem usług księgowych. - To efekt coraz łatwiejszego dostępu przedsiębiorców do internetu, a także chęci optymalizacji kosztów i czasu poświęconego na prowadzenie ksiąg podatkowych we własnym zakresie - wyjaśnia Kaliński.

- Koszty są ważne, jednak zastanówmy się, czy kilka podpowiedzi ze strony księgowej nie pomoże nam zaoszczędzić zdecydowanie więcej? Żadna maszyna nie jest w stanie w pełni zastąpić człowieka - twierdzi Kamil Bartos z Centrum Informacji Księgowej.

Wachlarz możliwości

Portale księgowe możemy podzielić na trzy rodzaje: te, które oferują prowadzenie księgowości w oparciu o księgi przychodów i rozchodów. Kolejne dające możliwość wglądu do danych księgowych oraz przesyłające dokumenty przez internet. I ostatnie prowadzące pełną księgowość online.

Coraz częściej platformy oferują też usługi dodatkowe - programy fakturujące, pomoc w zakresie otwierania działalności gospodarczej czy doradztwo ekspertów. - Dla przedsiębiorcy jest to zaletą, gdyż w jednym miejscu można uzyskać dostęp do wielu uzupełniających się usług - zauważa Kaliński.

Jak w praktyce działają serwisy? Wystarczy zalogować się na platformie. - Użytkownicy samodzielnie dokonują rejestracji w systemie, akceptując regulamin serwisu - jest to swoista forma zawarcia umowy - tłumaczy Andrzej Lazarowicz, prezes zarządu wfirma.pl. - Dane jakie użytkownik wprowadzi są wykorzystywane przez system przy generowaniu deklaracji czy wystawianiu faktur - dodaje.

- Konsultanci na podstawie wszystkich danych dotyczących działalności, wyników finansowych, przychodów i kosztów udzielają porady - tłumaczy Patrycja Strzelecka, dyrektor zarządzająca w firmie SuperKsięgowa.

Dla kogo?

Tego typu serwisy najlepiej sprawdzą się w przypadku małych przedsiębiorstw, które prowadzą uproszczoną księgowość. - Usługi inFakt szczególnie polecane są dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czyli samozatrudnionych oraz freelancerów, będących czynnymi podatnikami VAT. Jest to także idealne rozwiązanie dla mikro i małych firm - wskazuje Wiktor Sarota, prezes inFakt.pl.

- Firmy większe mają zwykle zupełnie inne wymagania, oczekują rozwiązań niestandardowych, wykraczających poza proste usługi księgowe - dodaje Kaliński.

W przypadku portalu inFakt.pl mamy do wyboru dwie opcje: księgowość self service oraz księgowość all inclusive.

Pierwsza z nich skierowana jest do przedsiębiorców rozliczających małą liczbę dokumentów. - Polega ona na samodzielnym prowadzeniu księgowości przy użyciu aplikacji online ze wsparciem księgowych przez telefon, e-mail albo live chat - tłumaczy Sarota.

W drugim przypadku księgowością zajmuje się już biuro rachunkowe. - Dokumenty odbierane są przez kuriera, a przedsiębiorca ma dostęp do nich przez aplikację online - tłumaczy Sarota.

Programy mogą być wykorzystywane także przez biura rachunkowe. - Biura mogą traktować SuperKsięgową jako alternatywę dla tradycyjnego oprogramowania księgowego - zauważa Patrycja Strzelecka.

Kto odpowiada?

Korzystając z usług tradycyjnych księgowych, w razie jakichkolwiek pomyłek, mamy jasność sytuacji. - Każda osoba prowadząca taką działalność, zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, posiada licencje MF, która jest potwierdzeniem kwalifikacji, oraz obowiązkowe ubezpieczenie działalności biura rachunkowego - firma jest maksymalnie chroniona, przed zagrożeniami, jakie niesie za sobą kontrola skarbowa - wyjaśnia Kamil Bartos.

Firmy oferujące programy online nie zawsze gwarantują tego typu ubezpieczenia. InFakt tylko w przypadku jednej opcji pakietu ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy.

- W przypadku prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe inFakt reprezentujemy klienta przed urzędami (US, ZUS) i ponosimy pełną odpowiedzialność za nasze usługi - wyjaśnia Sarota. - W przypadku Księgowości Self Service odpowiedzialność pozostaje po stronie użytkownika, ale może on skorzystać z konsultacji księgowych - dodaje prezes inFakt.pl.

W przypadku porad sytuacja wygląda podobnie, tylko niektóre z firm zdecydowały się na ubezpieczenie. Na taką ochronę możemy liczyć w przypadku wybrania oferty portalu SuperKsięgowa. - Odpowiedzialność za udzieloną poradę ponosi doradca, który jej udzielił - wyjaśnia Patrycja Strzelecka.

@RY1@i02/2012/220/i02.2012.220.13000070t.803.jpg@RY2@

Cennik usług księgowości online

44 proc. przedsiębiorców wskazało na cenę jako czynnik zachęcający do rozważenia użycia aplikacji online - wynika z analizy Fundacji Starter

Ile bierze księgowa?

Koszty współpracy z biurem rachunkowym w realu najczęściej są uzależnione od liczby dokumentów, liczby zatrudnianych pracowników czy specyfiki danej firmy.

Przykładowo w Warszawie za miesięczne zlecenie prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zapłacimy od 150 zł netto (przy maksymalnie 15 dokumentach do rozliczenia) do 1000 zł netto (przy 200 dokumentach). W przypadku większej liczby dokumentów ceny ustalane są już indywidualnie. We Wrocławiu ceny w przypadku 30 dokumentów zaczynają się od 90 zł netto. Podobnie koszty kształtują się w Poznaniu czy Krakowie.

Za prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) zapłacimy od 79 zł netto miesięcznie do 300 zł netto.

W zakresie obsługi kadrowo-płacowej jednego pracownika (w tym ZUS) koszty kształtują się od 20 zł do nawet 200 zł netto.

Istnieje także możliwość wykupienia opcji dodatkowych jak np. sporządzenie deklaracji rocznych PIT - ok. 50 zł; sporządzenie wniosku kredytowego od 150 zł; porady ekonomiczno-finansowe od 50 zł/h, czy pomoc w zarejestrowaniu podmiotów w KRS i UG, GUS, ZUS i US od 100 zł.

Martyna Węglewska

martyna.weglewska@infor.pl