W jaki sposób wykazać ekwiwalent za auto

Rozrachunki z tytułu użytkowania własnego samochodu do celów służbowych mogą być rozliczane za pomocą konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami.

Zasady dokonywania zwrotu kosztów z tego tytułu określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Może on również nastąpić na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu. W tym jednak przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji.

Otrzymywane przez pracownika kwoty z tytułu używania pojazdu samochodowego dla potrzeb pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i co do zasady (tj. z nielicznymi wyjątkami) podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych zasadach. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Dotyczy to przypadków jazd lokalnych. Inaczej jest przy podróżach służbowych (czyli jazdy zamiejscowe) - korzystają ze zwolnienia od podatku do określonych kwot.

Zwrot kosztów do wysokości limitów określonych we wspomnianym już rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak samo jest w przypadku składki zdrowotnej. W księgach rachunkowych zwrot za używanie przez pracownika samochodu do celów służbowych może przebiegać w poniższy sposób:

1. Kwota ryczałtu za używanie prywatnego auta: strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, strona Ma konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami.

2. Zaliczka na podatek: strona Wn konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

3. Zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych: strona Wn konta 245 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).