Dokumenty można przesłać pocztą

Obowiązki podmiotów dotyczące przekazywania dokumentów reguluje m.in. art. 68 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom lub akcjonariuszom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. A jeżeli podmiot podlegał obowiązkowi badania, to organ zatwierdzający musi także otrzymać opinię wraz z raportem biegłego rewidenta.

Wszystkie dokumenty powinny zostać przekazane przez spółkę najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego. Za niewypełnienie tego obowiązku art. 76 pkt 5 ustawy o rachunkowości przewiduje grzywnę albo karę pozbawienia wolności.

Odpisy dokumentów powinny być udostępnione do odbioru w siedzibie jednostki. Przy czym wspólnik albo akcjonariusz ma prawo zażądać przesłanania listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną.

Jednak możliwość dotrzymania 15-dniowego terminu będzie uzależniona od odpowiednio wczesnego zgłoszenia przez wspólnika lub akcjonariusza zapotrzebowania na przesłanie dokumentów. Ponadto spółka może zażądać zwrotu kosztów związanych z przesyłką. Warto też pamiętać, że sprawozdanie musi być zatwierdzone przez odpowiedni organ nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Taki obowiązek nakłada art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Tak więc jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, na zatwierdzenie dokumentów jest czas do końca czerwca.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).