Korekty odpisów na ZFŚS można dokonać już na koniec września
Do końca maja, zgodnie z przepisami, przekazaliśmy 75 proc. odpisów podstawowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Od tego czasu bardzo pogorszyła się sytuacja finansowa firmy. Została zwolniona część pracowników. Zastanawiamy się, czy skorygować wysokość odpisów naliczoną na 31 maja 2014 r. i już teraz dostosować ją do realnej liczby zatrudnionych, czy czekać z tym na koniec roku. Czy do 30 września powinniśmy przekazać kwoty odpisów naliczone na 31 maja, czy dokonać wcześniej korekty? Jak zaewidencjonować tę korektę?
Przy dużych zmianach w zatrudnieniu warto dokonać korekty zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS) już wcześniej. Do 30 września pracodawca może na konto ZFŚS przekazać wartość odpisów ustalonych w stosunku do realnej liczby zatrudnionych. Gdyż naliczone wcześniej odpisy mogą różnić się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Będzie tak przykładowo, jeśli w trakcie roku wystąpią duże zmiany w stanie zatrudnienia, których pracodawca nie przewidział na początku roku przy planowaniu odpisów i nie zakładał innych dużych zmian. Wrześniowe przekazanie można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Będą one skorygowane na koniec roku.
Ważne terminy
Co do zasady zmniejszanie lub zwiększanie kwot odpisów w trakcie roku kalendarzowego jest dopuszczalne. Trzeba jednak pamiętać o zachowaniu ustawowych terminów przekazania. ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Do 31 grudnia trzeba dokonać ostatecznej korekty przekazanych środków pieniężnych. W tym celu należy wykazać faktyczne średnioroczne zatrudnienie, na którego podstawie ustalany jest odpis.
Oznacza to, że przepisy ustawy o ZFŚS nie wskazują konkretnej daty naliczenia odpisów, a jedynie graniczne terminy przekazania środków pieniężnych, będących ich równowartością.
Księgowanie
Przekazanie pozostałej części odpisu można zaksięgować: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy. Ewentualna zmiana planowego zatrudnienia w trakcie roku pociąga za sobą korektę odpisu z ZFŚS. Można ją także przeprowadzić na koniec roku. W takiej sytuacji w księgach rachunkowych na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia, należy ująć zwiększenie lub zmniejszenie kosztów operacyjnych. Dodatkowe koszty z tego tytułu należy zaksięgować zapisem: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Z kolei przelew odpowiedniej kwoty na rachunek bankowy ZFŚS należy zaksięgować następująco: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.
W przypadku zmniejszenia zatrudnienia dokonuje się z kolei odwrotnych zapisów (tj. strona Wn konta 831, strona Ma konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, a także strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS.
Magdalena Sobczak
Podstawa prawna
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu