Przygotowania do inwentaryzacji czas zacząć

Proces inwentaryzacji powinien się rozpocząć od unormowania spraw organizacyjnych w wewnętrznych dokumentach jednostki. Teraz jest więc bardzo dobry czas na weryfikację dokumentacji. Po doświadczeniach zeszłorocznych można zaktualizować lub opracować nową instrukcję inwentaryzacyjną. Dlatego trzeba przejrzeć dokumentację z poprzedniego okresu. Zastanowić się, jakie problemy pojawiły się w poprzednich latach i co zrobić, aby ich uniknąć. Istotne jest właściwe opracowanie metod inwentaryzowania aktywów i pasywów, ułatwiających sprawne przeprowadzenie wszystkich czynności.

Trzy etapy

Generalnie proces inwentaryzacji można podzielić na trzy etapy: przygotowawczy, spisowy, rozliczeniowy. Etap przygotowawczy składa się przede wszystkim z opracowania planu inwentaryzacji. Podejmuje się decyzję o terminie, rodzaju i zakresie inwentaryzacji.

Istotne jest zaplanowanie inwentaryzacji tak, aby w jak najmniejszym stopniu zakłócała działalność. Przydatny w tym może być harmonogram. Jest to dokładny plan inwentaryzacji i powinien być dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wydawanego przez kierownika. Obejmuje wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane, zarówno na etapie przygotowawczym, jak i spisowym oraz rozliczeniowym. Dzięki niemu mamy z góry zaplanowane terminy, co umożliwia sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym czasie. Najczęściej tworzy się go na jeden rok obrotowy. Jednak duże jednostki mogą tworzyć plany inwentaryzacji nawet na kilka lat. Praktyki w tym zakresie są różne. Część jednostek przygotowuje go raz i zapisuje w polityce rachunkowości. Najważniejsze jest, aby odzwierciedlał sposób funkcjonowania danej jednostki i był zgodny z przepisami.

Co po kolei

W przygotowaniu można wyróżnić m.in. następujące czynności: wydanie przez kierownika zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, przygotowanie harmonogramu inwentaryzacji, powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, szkolenie przedinwentaryzacyjne, zawiadomienie i przygotowanie osób materialnie odpowiedzialnych do spisu, przygotowanie arkuszy spisowych, materiałów pomocniczych i sprzętu technicznego do spisu, likwidacja składników zniszczonych (dokumentacja likwidacyjna), przygotowanie pól spisowych oraz składników podlegających inwentaryzacji.

Warto też pamiętać, że o planowanym terminie inwentaryzacji trzeba zawiadomić biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe spółki. Jednak niektóre firmy wolą zlecić przeprowadzenie spisu z natury wyspecjalizowanej jednostce świadczącej tego typu usługi.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).