Oprogramowanie może spowodować nieprawidłowości

@RY1@i02/2014/057/i02.2014.057.00800040e.803.jpg@RY2@

Pomimo że jednostki są z reguły wyposażone w oprogramowanie, które umożliwia właściwe sporządzenie zestawienia obrotów i sald, to z reguły jest ono obarczone jakimiś nieprawidłowościami. Podstawowym problemem jest to, że te programy pozwalają w różnej szczegółowości wykonać różne zestawienia. W tym takie, które pozwalają zestawić (na jednym wydruku) zarówno konta pomocnicze (analityczne), jak i konta księgi głównej (syntetyczne). Jednak oficjalnie taki wydruk nie może być podstawą sporządzenia sprawozdań finansowych, ponieważ stanowi dodatkową funkcjonalność pozwalającą na szybsze uzgodnienie danych. W konsekwencji dochodzi do nieprawidłowości polegającej na połączeniu dwóch różnych urządzeń księgowych (dwóch różnych zestawień). Artykuł 13 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) odnosi się do tego, że księgi rachunkowe mają obejmować zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które w jednostce kontynuującej działalność tworzą księgę główną, księgi pomocnicze, a ponadto zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Zatem należy wydrukować (przenieść na nośnik informatyczny) osobno:

wzestawienie obrotów i sald kont księgi głównej,

wzestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.

W protokołach kontroli możemy znaleźć zarzuty typu "Na zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej widnieją salda kont analitycznych (ksiąg pomocniczych), co stanowi naruszenie art. 13 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości".

Oznaczanie

Wśród nieprawidłowości dotyczących tych zestawień możemy odnaleźć zarzuty dotyczące ich oznaczania, czyli np.:

wna zestawieniu obrotów i sald widnieje nazwa Zespół Obsługi Oświaty w Ygrekowie, podczas gdy powinny być oznaczone nazwą jednostki obsługiwanej, tj. Szkoła Podstawowa nr 123 w Iksowie (taka nieprawidłowość może skutkować ponadto zarzutem nieprowadzenia ksiąg rachunkowych dla szkoły),

wkontrolującemu przedłożono zestawienie kont syntetycznych i analitycznych, co oznacza, że nazwy stosowane w oprogramowaniu F-K nie odpowiadają nomenklaturze ustalonej w art. 13 ustawy o rachunkowości (nazwa danego rodzaju księgi rachunkowej),

wna przedłożonych zestawieniach obrotów i sald wydrukowanych z arkusza kalkulacyjnego brak nazwy programu przetwarzania danych (nazwy oprogramowania, w skład którego wchodzi arkusz kalkulacyjny),

wzestawienie obrotów i sald za okres sprawozdawczy obejmuje okres od 1 grudnia 2012 r. do 31 grudnia 2013 r., co doprowadziło do błędnego sporządzenia bilansu za 2013 rok, ponieważ znalazły się w nim również dane z 2012 roku.

Wymogi

Trzeba pamiętać, że art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości wymaga, aby m.in. zestawienie obrotów i sald księgi głównej, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, było trwale i wyraźnie oznaczone:

wnazwą (pełną lub skróconą, która musi być zgodna z nazwą w statucie jednostki lub w regulaminie organizacyjnym) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera),

wnazwą danego rodzaju księgi rachunkowej (np. księga główna, dziennik częściowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej), oraz

wnazwą programu przetwarzania, czyli nazwą programu finansowo-księgowego lub innego, który służy do prowadzenia ksiąg rachunkowych;

wco do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia (spełnieniem tego warunku będzie również określenie daty wydruku).

CD-R, ale nie CD-RW

Pamiętajmy, że ust. 6 art. 13 ustawy o rachunkowości za równoważne z wydrukiem uznaje przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (tj. pięć lat, przy czym przy realizacji projektów współfinansowanych ten okres ulega przedłużeniu, zgodnie z zawartą umową). Takim nośnikiem, który chroni księgi przed modyfikacją, jest np. CD-R, na której można dokonać jednokrotnego zapisu, ale nie CD-RW, ponieważ ten nośnik nie pozwala odpowiednio zabezpieczyć danych na nim zawartych.

Pozostałe błędy

Wśród nieprawidłowości w protokołach kontrolnych wymienia się ponadto:

wzestawienie obrotów i sald księgi głównej jest niekompletne z powodu pominięcia w nim kont zespołu "0",

wzestawienie obrotów i sald obejmuje konta pozabilansowe, co uniemożliwia uzgodnienie obrotów Wn i Ma oraz z obrotami dziennika,

wna koniec poszczególnych miesięcy w 2013 roku nie sporządzano zestawień obrotów i sald, a zestawienie podsumowujące rok obrotowy sporządzono 87. dnia po dniu bilansowym, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości,

ww zestawieniu obrotów i sald stanowiącym podstawę sporządzenia sprawozdania finansowego wykazano salda kont zespołu "4" i "7", co oznacza brak przeksięgowania kosztów i przychodów na konto wyniku finansowego - podczas przygotowania się do sporządzenia sprawozdań konieczne są dwa zestawienia, jedno tzw. wstępne przed przeksięgowaniem kosztów i przychodów i drugie po dokonaniu tej operacji,

wbrak zgodności obrotów zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami dziennika,

wwykazanie w zestawieniu obrotów i sald na koncie 221 kwot persaldem, nieprzedstawiając faktycznego stanu należności i zobowiązań, skutkiem czego wystąpiła niezgodność z prawidłowymi danymi wykazanymi w bilansie,

wniesporządzenie na koniec 2012 roku zestawień sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do konta 020 "Wartości niematerialne i prawne" oraz 013 "Pozostałe środki trwałe",

wniezgodność sald konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - ewidencja pozostałych rozrachunków z tytułu dostaw towarów i usług" oraz salda konta 139 "Inne rachunki bankowe" wykazanych w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej na koniec 2012 roku z zapisami dokonanymi na tych kontach w księdze głównej,

wzestawienie obrotów i sald księgi głównej za okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. wykazuje inną kwotę obrotów narastająco niż zestawienie obrotów dzienników częściowych.

Na co zwrócić uwagę

W art. 18 ustawy o rachunkowości ustalono, że na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

1) symbole lub nazwy kont,

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Uwzględniając wymogi art. 14 ustawy o rachunkowości w przypadku, gdy stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Zatem zestawienie obrotów i sald uzgadniamy z obrotami dziennika lub zestawieniem obrotów dzienników częściowych. Ten przepis ponadto wymaga m.in., aby przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera było możliwe ustalenie danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Oprócz tego, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych konieczne jest sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów (to zestawienie trzeba sporządzić przed przystąpieniem do spisu z natury, podjęciem czynności związanych z wysłaniem potwierdzeniem sald czy przed dokonaniem porównania danych z dokumentami - w innym przypadku nie będzie możliwe ustalenie niedoboru lub nadwyżki). To z art. 24 ustawy o rachunkowości wynika, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych (np. związanych z rozrachunkami publicznoprawnymi z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych), a za rok obrotowy - nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. Warto zatem zwrócić uwagę na prawidłowe sporządzenie w tym roku za 2013 rok zestawienia obrotów i sald księgi głównej, aby uniknąć ewentualnych nieprawidłowości w sposobie ich opracowania.

Prawidłowe zestawienie obrotów i sald po przeksięgowaniach kosztów i przychodów na konto wyniku finansowego powinno przyjąć postać zbliżoną do przedstawionego wyżej. [przykład]

PRZYKŁAD

Wydruk w szkole

Szkoła Podstawowa nr 123 w Iksowie

Lotus Symphony 3 Wersja: 3.0.1

Rok obrotowy: 2013

ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KSIĘGI GŁÓWNEJ

011	1916982,60	0,00	0,00	0,00	1916982,60	33000,00	1883982,60	0,00
013	425565,85	0,00	0,00	1,68	425937,84	13283,41	412654,43	0,00
014	18476,19	0,00	0,00	0,00	18476,19	0,00	18476,19	0,00
020	30746,39	0,00	0,00	0,00	30746,39	0,00	30746,39	0,00
071	0,00	1126970,40	0,00	44742,68	0,00	1171713,08	0,00	1171713,08
072	0,00	474788,43	1,68	0,00	13283,41	475160,42	0,00	461877,01
101	0,00	0,00	1254,51	1554,51	73021,97	73021,97	0,00	0,00
130	692,65	0,00	48332,05	138186,08	1882220,45	1881880,64	339,81	0,00
135	1926,62	0,00	2217,21	101,00	106224,19	103672,57	2551,62	0,00
141	0,00	0,00	1273,22	1273,22	73040,68	73040,68	0,00	0,00
201	0,00	0,00	34827,29	30775,74	244023,39	248642,57	0,00	4619,18
221	31531,54	0,00	263,62	2744,28	91075,62	59994,56	31081,06	0,00
222	0,00	692,65	3201,59	3084,09	63531,33	63871,14	0,00	339,81
223	0,00	0,00	168739,53	79003,00	1852521,00	1852521,00	0,00	0,00
225	52,00	0,00	11535,00	6332,29	112071,00	112071,00	0,00	0,00
229	270,79	23057,92	29979,30	47001,45	454787,30	471809,45	0,00	17022,15
231	0,00	135225,68	115466,88	180268,68	1406091,91	1470893,71	0,00	64801,80
234	13499,96	0,00	0,00	666,67	29753,82	19253,91	10499,91	0,00
240	0,00	0,00	37884,82	37884,82	147856,59	147856,59	0,00	0,00
245	0,00	0,00	16,36	16,36	16,36	16,36	0,00	0,00
290	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
300	0,00	0,00	0,00	5896,85	0,00	5896,85	0,00	5896,85
310	3765,21	0,00	0,00	68,34	14747,73	14188,99	558,74	0,00
340	0,00	0,00	2,58	0,00	2,78	2,78	0,00	0,00
400	0,00	0,00	44742,68	44742,68	44742,68	0,00	44742,68	0,00
401	0,00	0,00	32728,31	199 651,46	199651,46	199651,46	0,00	0,00
402	0,00	0,00	3713,62	47 854,92	47854,92	47 854,92	0,00	0,00
403	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
404	0,00	0,00	179454,97	1228192,11	1228192,11	1228192,11	0,00	0,00
405	0,00	0,00	32124,60	305653,46	305653,46	305653,46	0,00	0,00
409	0,00	0,00	1204,65	10358,30	10358,30	10358,30	0,00	0,00
720	0,00	0,00	97112,61	35038,74	97112,61	97112,61	0,00	0,00
750	0,00	0,00	339,81	339,81	339,81	339,81	0,00	0,00
751	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
760	0,00	0,00	700,00	700,00	0,00	700,00	0,00	0,00
761	0,00	0,00	68,34	68,34	68,34	68,34	0,00	0,00
770	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
771	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
800	0,00	2645390,89	3084,09	134984,49	2074221,24	4464156,85	0,00	2389935,61
851	0,00	15426,58	0,00	1449,54	93571,49	106623,02	0,00	13051,53
860	1978042,75	0,00	1836518,69	98 52,42	3814561,44	2076195,17	0,00	0,00
SUMA	4421552,55	4421552,55	2686771,65	2686771,65	16873424,05	16873424,05	4227409,44	4227409,44

Strona 1 z 1

Data wydruku: 25.03.2014 r.

Osoba odpowiedzialna: Janina Kowalska

Piotr Wieczorek

specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).