Przedsiębiorcom trudno samodzielnie nadążyć za zmianami przepisów

Samodzielna księgowość czy zlecanie rozliczeń na zewnątrz? Co jest popularniejsze wśród polskich przedsiębiorców?

Obecnie przybywa firm, które rezygnują z prowadzenia księgowości samodzielnie i zlecają ją fachowcom. Z jednej strony powodem są złożone przepisy, a z drugiej rosnąca wartość pracy. Wielu przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że lepszym i bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest skoncentrowanie się na rozwoju własnego biznesu niż dzielenie czasu między prowadzenie firmy a uczenie się zasad księgowości.

Poza tym koszt usług księgowych jest dzisiaj na tyle niski, że oszczędzanie na nim nie wpływa na wynik małej firmy. Zabiera natomiast cenny czas i zwiększa ryzyko błędów, które może popełnić niedoświadczony przedsiębiorca, narażając się przy tym na problemy z urzędem skarbowym i koszty korekty nieprawidłowej ewidencji księgowej. W przypadku narzędzia, które współtworzymy z mBankiem - mKsięgowość, usługi dostępnej w pełni online, koszt związany z przeniesieniem odpowiedzialności za prowadzenie rozliczeń to wydatek 150 zł miesięcznie. Kary za błędy podatkowe znacznie go przewyższają.

Co obecnie zatruwa w największym stopniu spokój małym przedsiębiorcom? Z jakimi przepisami najtrudniej sobie radzą i dlaczego?

Polskie przepisy podatkowe są bardzo zawiłe. Jest wiele niuansów, które są przyczyną analiz wykonywanych przez księgowe posiadające kierunkowe wykształcenie i wieloletnią praktykę. Mimo tego część polskich przedsiębiorców decyduje się na samodzielne rozliczenia, nie zdając sobie sprawy, że ryzyko nieprawidłowości może skutkować dużymi karami. Najczęściej popełniane błędy wynikają z braku kontroli poprawności wprowadzonych dokumentów, braku wiedzy podatkowej, błędów w opisie dokumentacji i korzystanie z niewłaściwych wydruków. Najtrudniejszym obszarem w zakresie podatków jest podatek VAT oraz kwestie rozliczeń pracowników z zakresu ZUS i PIT.

Czy skala i źródła tych problemów zmieniają się na przestrzeni czasu?

W ostatnich miesiącach mamy do czynienia z dużymi zmianami w podatkach. Dotyczy to szczególnie VAT-u. Na przykład zmiany odnoszące się do rozliczania kosztów użytkowania auta były wprowadzane tyle razy w bardzo krótkim czasie, że nawet niektóre księgowe nie nadążały z zapoznawaniem się z nimi. Dodatkowo nieprecyzyjność przepisów i sprzeczne interpretacje powodują, że rozliczenia księgowe wymagają coraz szerszej wiedzy oraz ogromnej ilości czasu. Dla wielu wyzwaniem jest też elektroniczne dostarczanie plików z danymi oraz deklaracji, które ma wejść w 2018 r. Gdy modyfikacji jest tak wiele, wzrasta też liczba kontroli weryfikujących ich wprowadzanie w życie. A częstsze kontrole skarbowe to kolejny problem dla przedsiębiorcy, szczególnie jeśli rozlicza się samodzielnie. I np. nie ma do tego specjalnego narzędzia, w którym będzie miał w przejrzysty sposób zgromadzone i posegregowane wszelkie rozliczenia typu faktury czy potwierdzenia płatności podatków.

O co najczęściej pytają mali przedsiębiorcy, szukając pomocy w biurach księgowych?

Polscy przedsiębiorcy pytają przede wszystkim, jak wykorzystać istniejące regulacje do tego, by zminimalizować obciążenia podatkowe małej firmy. Interesują ich też narzędzia do fakturowania i kontroli płatności od klientów - takie jak mKsięgowość, które automatyzują ten proces, wystawiając faktury niemal za klienta i wysyłając przypomnienia do kontrahentów. Przedsiębiorcy proszą o porady w zakresie najbardziej korzystnego finansowania zakupu środków trwałych i kapitału obrotowego. Za rzadko natomiast dopytują o to, jak ich biznes wygląda na tle konkurencji i co mogą usprawnić. Takie informacje także mogą uzyskać w profesjonalnym biurze księgowym. Ale myślę, że to kwestia czasu i niedługo to podejście się zmieni.

Konkurencja na rynku księgowym jest coraz większa. Na co w związku z tym zwrócić uwagę przy wyborze specjalisty?

Warto poszukać fachowca, który wyposaży nas w zestaw rozwiązań potrzebnych do zarządzania finansami małej firmy. Idealnym wyjściem jest biuro księgowe, które zapewni nam narzędzie do fakturowania, archiwum elektroniczne dokumentów, rejestr naszych dokumentów kosztowych, moduł pokazujący bieżące wyliczenie przychodów, kosztów, wyniku finansowego oraz podatków do zapłaty. Nieoceniony jest moduł do rozrachunków zintegrowany z bankiem. Dzięki niemu przelewy automatycznie łączą się z fakturami oraz klient może w łatwy i szybki sposób robić przelewy za faktury kosztowe, podatki czy ZUS. Wybierając biuro rachunkowe, warto także zwrócić uwagę, czy posiada ono polisę, na tyle wysoką, by pokryć ryzyka związane z ewentualnymi błędami. Powinno też swoją skalą zapewniać stabilność działania, czyli najprościej mówiąc mieć wystarczająco duży personel, by zapewnić szybką i stałą obsługę, np. gdy jedna księgowa się rozchoruje, oraz wystarczające środki finansowe na zapewnienie ciągłego doszkalania księgowych i rozwoju narzędzia informatycznego. Na koniec: warto wybrać partnera nowoczesnego, który już dzisiaj zapewni rozwiązanie wspierające zarządzanie firmą i jest prekursorem na rynku

Czy przejmowanie przez księgowego odpowiedzialności za prowadzoną rachunkowość w imieniu klienta to już standard?

Część biur rachunkowych wciąż nie przejmuje odpowiedzialności. Profesjonalnie działające podmioty przejmują natomiast odpowiedzialność do wysokości swoich polis ubezpieczeniowych. Musimy także pamiętać o tym, że jeśli zdecydujemy się na zatrudnienie księgowego na umowę o pracę, odpowiada on za przewinienie nieumyślne tylko do wysokości trzech wynagrodzeń.

@RY1@i02/2017/016/i02.2017.016.13000030e.102(c).gif@RY2@

Anita Gołębiewska, dyrektor operacyjny w firmie SuperKsięgowa