Niektórzy elektroniczne sprawozdania finansowe złożą już teraz

Podmioty, które mają rok obrotowy przesunięty względem kalendarza po 30 wrzśnia sporządzą sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w określonej strukturze danych. W ustawie o rachunkowości w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2018 r. w art. 45 ust. 1f wskazano, że sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W takiej samej formie elektronicznej będzie sporządzane sprawozdanie z działalności (art. 49 ust. 7 u.r.), sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej (art. 55 ust. 2a u.r.), skonsolidowane sprawozdanie finansowe (art. 63c ust. 2a u.r.) oraz sprawozdanie z płatności i skonsolidowane sprawozdanie z płatności (art. 66k u.r.).

Dla spóźnialskich

O tej dacie muszą pamiętać też przedsiębiorcy, którzy nie złożyli dotychczas (choć już dawno powinni) sprawozdania za 2017 r. do Krajowego Rejestru Sądowego. Możliwość złożenia kopii sprawozdania finansowego w formie elektronicznej, tj. w formie skanu opatrzonego właściwym podpisem uprawnionej osoby, z której korzystano w szczególności w odniesieniu do sprawozdań finansowych za 2017 r., będzie obowiązywała jedynie do 30 września 2018 r. Z brzmienia przepisu wynika, że przedsiębiorcy, którzy nie zdążą wypełnić obowiązku sprawozdawczego przed tą datą, zobowiązani będą sporządzić sprawozdanie według metodologii przewidzianej w nowym art. 45 ust. 1g u.r. [przykłady 1, 2 i 3]

przykład 1

Koniec roku obrotowego

Spółka Omega kończy swój rok obrotowy 30 września 2018 r. Termin na przygotowanie sprawozdania to trzy miesiące. Spółka powinna to sprawozdanie przygotować już w wersji elektronicznej. ©℗

przykład 2

Rok pokrywający się z kalendarzowym

Spółka Alfa ma rok obrotowy pokrywający się z kalendarzowym. Zatem pierwsze sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej będzie przygotowywała za 2018 r., tj. sprawozdanie na 31 grudnia 2018 r. ©℗

przykład 3

Dobrowolne prowadzenie

Spółka jawna partnerska prowadzi księgi rachunkowe dobrowolnie na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości i kończy swój rok obrotowy 31 grudnia 2018 r. Spółka będzie przygotowywać to sprawozdanie w formie elektronicznej. Dobrowolne prowadzenie ksiąg nie wpływa na obowiązki sprawozdawcze. ©℗

Struktury logiczne

Zgodnie z tym przepisem już za tydzień sprawozdania jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Na stronie Ministerstwa Finansów pojawiły się już struktury dla przedsiębiorców, banków, SKOK i innych podmiotów finansowych, domów maklerskich, a także skonsolidowanych sprawozdań finansowych podmiotów niefinansowych (https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan). Dla części jednostek struktury są dostępne zarówno do prezentacji danych w złotych, jak i tysiącach złotych. Na stronie Krajowej Administracji Sądowej umieszczono również struktury dla skonsolidowanych sprawozdań finansowych jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. One także sporządzają je w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej MF. Obowiązek ten nie dotyczy sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości.

Inne struktury, choć zbudowane według tej samej zasady logicznej, są przeznaczone dla podmiotów sporządzających sprawozdania zgodnie z ustawą o rachunkowości według złącznika nr 1 (dane w złotych oraz w tysiącach złotych), załącznika nr 5 (JednostkaMała), załącznika nr 4 (JednostkaMikro). Udostępniono zarówno pliki zawierające strukturę danych, jak i samo sprawozdanie. Struktury sprawozdań są oczywiście zgodne z załącznikami do ustawy o rachunkowości. Ale dają możliwość rozszerzania danych, co wynika z art. 50 ust. 1 i 2 u.r.

Struktury dotyczą nie tylko budowy bilansu i rachunku zysków i strat, lecz także informacji dodatkowej. Będzie ona uzupełniana informacjami tekstowymi. [ramka] Dane te oczywiście będą musiały być zaprezentowane dość szczegółowo. Przy każdej z tych pozycji wskazano, jaki typ danych będzie prowadzony przez jednostki w celu stworzenia sprawozdania w formie elektronicznej.

AGP

Przykładowe dane tekstowe

Pozostałe zmiany

Zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego będą od 1 października 2018 r. przekazywać je za pomocą środków komunikacji elektronicznej szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Następnie sprawozdania te na podstawie art. 45 ust. 8a ustawy o PIT szef KAS udostępnia naczelnikom urzędów skarbowych, naczelnikom urzędów celno-skarbowych, dyrektorom izb administracji skarbowej oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.

Od października 2018 r. wchodzą też w życie zmiany wynikające z ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Zmiany w art. 19e ust. 5 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 700 ze zm.) wskazują, że elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego. Nie będzie już więc możliwości przygotowania wersji papierowej, zeskanowania jej i wysłania do KRS. Sprawozdanie będzie od razu musiało być przygotowane według właściwej struktury logicznej w wersji elektronicznej.

Z kolei na podstawie nowego art. 20 ust. 1g ustawy o KRS po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do KRS osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas. Potwierdza to art. 27 ust. 2 ustawy o CIT, który wskazuje, że podatnicy, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki ‒ także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. A więc ci podatnicy, którzy są wpisani do KSR, nie będą mieli takiego obowiązku – sprawozdanie za pośrednictwem KRS trafi do organów skarbowych. ©℗

WAŻNE Ministerstwo Finansów poinformowało, że struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki sporządzające sprawozdania według MSSF nie będą zatem na razie zobligowane do stosowania art. 45 ust. 1h u.r.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 poz. 1036).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509).