Na co zwrócić uwagę przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu

doradca podatkowy w Biurze Rachunkowym Biurex w Kielcach

@RY1@i02/2010/168/i02.2010.168.086.0016.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Michał Cielibała, doradca podatkowy w Biurze Rachunkowym Biurex w Kielcach

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca pojazd. Natomiast podatnik lub osoba reprezentująca podatnika ma obowiązek co miesiąc potwierdzić ewidencję. Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić jedynie dla samochodu osobowego, który nie stanowi środka trwałego u przedsiębiorcy. Samochodem osobowym jest samochód, który nie uzyskał homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego ładowność nie przekracza 500 kg.

Prowadzący ewidencję powinni zadbać, by odzwierciedlała ona rzeczywiste użytkowanie samochodu. Należy ewidencjonować liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. Podatnik prowadzący ewidencję zobowiązany jest do gromadzenia dokumentów źródłowych potwierdzających poniesione wydatki związane z eksploatacją samochodu. Takimi dokumentami są m.in. oryginały faktur VAT i rachunków oraz polisy ubezpieczeniowe. Na dokumentach tych dla celów dowodowych powinien być umieszczony numer rejestracyjny pojazdu. Zakres wydatków rozliczanych w ramach ewidencji obejmuje np.: najem pojazdu, zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, jak również wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC oraz kwoty nieodliczonego VAT.

Odnośnie do kosztów ubezpieczenia AC trzeba dodatkowo pamiętać o ograniczeniach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT. Zgodnie z nimi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje przeliczona na złote równowartość 20 tys. euro, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Do przeliczenia tej kwoty ma zastosowanie kurs średni euro ogłaszany przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.

Trzeba też pamiętać, że wynajem lub użyczenie samochodu osobowego nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Organy podatkowe traktują opłaty za czynsz najmu jako wydatki związane z używaniem samochodu, których rozliczenie do celów podatkowych jest objęte limitem określonym w art. 16 ust. 5 ustawy CIT. Wydatki z tytułu najmu, jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy, mieszczą się w pojęciu wydatków z tytułu używania. Wyjątek stanowi zawarcie długoterminowej umowy dzierżawy uwzględniającej warunki pozwalające na zakwalifikowanie takiej umowy do umowy leasingu. Oznacza to, że wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego na podstawie długoterminowej umowy dzierżawy mogą stanowić w całości koszty uzyskania przychodów u dzierżawcy, pod warunkiem że umowa ta spełnia warunki umowy leasingu z ustawy podatkowej.

Podatnicy prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu mają prawo do umieszczenia w tej ewidencji przejazdów związanych z dojazdem z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z powrotem, bez wątpienia są to przejazdy służące prowadzeniu działalności gospodarczej.

em