Jak rozliczyć fakturę za nocleg pracownika w hotelu

starszy konsultant w dziale doradztwa podatkowego Deloitte

Ustawa o CIT nie reguluje w szczególny sposób poniesionych przez podatnika wydatków na nabycie usług hotelowych. Nie wymienia też takiego kosztu w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Zatem skoro nie ma szczególnego uregulowania ustawowego, nie istnieje też ograniczenie kwotowe dla wysokości kosztu noclegu zaliczanego do kosztów podatkowych. W szczególności prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie jest limitowane kwotami należności przysługujących pracownikom w podróżach służbowych określonymi w przepisach wykonawczych do kodeksu pracy.

W związku z tym możliwość zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi jako zwrot kosztów noclegów hotelowych do kosztów uzyskania przychodu należy oceniać na zasadach ogólnych. Kosztem podatkowym będzie więc koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W przypadku gdy koszt noclegu w hotelu został poniesiony w walucie obcej, przelicza się go na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Na podstawie art. 15 ust 4e ustawy o CIT dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Odmiennie kształtuje się sytuacja pracodawcy nabywającego usługi hotelowe na gruncie VAT. W ślad za przepisami prawa wspólnotowego ustawa o VAT w sposób wyraźny uniemożliwia odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych. Podatek naliczony na fakturze dokumentującej nabycie usług hotelowych, w stosunku do których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, będzie jednak kosztem uzyskania przychodów na gruncie CIT.

Art. 15 ust. 1, art. 15 ust. 4e, art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).