Zwrot wydatków dla przedstawicieli handlowych jest kosztem

Spółka na podstawie umowy o pracę zatrudni przedstawicieli handlowych, wskazując jako miejsce wykonywania pracy obszar kilku województw. W związku z charakterem pracy nieuniknione będą stałe wizyty, przejazdy oraz spotkania z aktualnymi i przyszłymi klientami.

Przedstawiciele handlowi podczas świadczenia pracy ponosić będą wydatki niezbędne dla prawidłowego wywiązywania się z zakresu powierzonych im obowiązków. Wydatki te będą głównie dotyczyć kosztów noclegów w trasie, paliwa do samochodu służbowego czy też opłat przejazdowych i parkingowych. Wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy będą potwierdzane fakturami wystawianymi na spółkę jako na nabywcę lub paragonami. Spółka będzie dokonywać pracownikom zwrotu równowartości poniesionych wydatków. Czy taki zwrot będzie kosztem uzyskania przychodu?

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397).

Dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest jego właściwie udokumentowanie.

Przyjmując, że opisane wyjazdy przedstawicieli handlowych na terenie przypisanych w umowie o pracę województw nie są traktowane przez spółkę jako podróż służbowa, niewątpliwie koszty związane z wydatkami przedstawicieli handlowych zatrudnionych w spółce na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego czy opłaty przejazdowe i parkingowe nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem, wiążą się jednak z prowadzoną przez niego działalnością.

Koszty związane z pracą przedstawicieli handlowych w terenie ponoszone przez spółkę są związane z uzyskiwanymi przychodami firmy. Mogą być więc zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Oprac. Ewa Matyszewska