Przedłużony wyjazd służbowy to koszt firmy

Pracownik za zgodą pracodawcy może przedłużyć podróż służbową, a firma ma prawo zaliczyć zakup biletu powrotnego pracownika do swoich kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Skoro więc pracownik ma na to zgodę kierownictwa i sam ponosi koszty za część prywatną podróży, to zasadne jest zaliczenie zakupu biletu powrotnego z podróży służbowej do kosztów podatkowych firmy.

Wynika to z tego, że żadne przepisy (czy to prawa podatkowego, czy prawa pracy) nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym.

Załóżmy, że do czasu wykonania zadań przez pracownika firma pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego, a po tym terminie delegowany pokrywa dalsze koszty pobytu indywidualnie. Pracownik ponosi w całości koszt pobytu prywatnego, w tym ewentualnego ubezpieczenia lub leczenia, oraz wszelkie wydatki dodatkowe, np. związane z przebukowaniem biletu powrotnego na inny dogodny dla siebie termin. Następuje wtedy swego rodzaju połączenie podróży służbowej i prywatnej, przy czym powrót pracownik odbywa na koszt pracodawcy.

Firma w koszty uzyskania przychodów może zaliczyć wydatki poniesione przez pracownika w czasie wykonywania zadań służbowych. Tak samo - koszty dojazdu i powrotu z delegacji, traktując te wydatki jako poniesione w celu uzyskania przychodu zgodne z art. 15 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Kosztami uzyskania przychodu są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zwrot kosztów za środek lokomocji z tytułu powrotu z podroży służbowej (np. za bilet na pociąg, autobus, samolot). Taki wydatek i tak zostałby poniesiony przez firmę i nie ma znaczenia, czy pracownik przedłużył pobyt (i na jakich zasadach), czy też nie.

Joanna Nowicka

joanna.nowicka@infor.pl